Nyheter

Att göra ett bra avslut för medarbetare som väljer att gå vidare är därför minst lika viktigt som att introducera nya medarbetare. Inom både fasta tjänster och interim finns stora vinster på att prioritera en bra och genomtänkt offboardingprocess. Vi har listat några viktiga punkter att ha med under denna tid.

Kommunicera – transparent

Sätt er snabbt ned och prata igenom praktiska frågor rörande uppsägningen, exempelvis uppsägningstid, sista arbetsdag, hur man får arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg. Kommunicera sedan ut enhetligt och strategiskt till organisationen för att undvika ryktesspridning. Det är ofta bättre att ge informationen att det har skett en uppsägning än att inte kommunicera något alls.

Lös arbetsuppgifter och ansvarsområden

Involvera medarbetaren i att planera en god överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare. Att hinna få en permanent ersättare kan ta dit, lös hellre ersättningen med en interim så den anställde känner sig trygg att hens arbetsuppgifter blir gjorda än att försöka fördela dem på redan befintlig personal.

Avslutningssamtal – Exitsamtal

Låt den anställde få summera tiden som anställd i organisationen. Är det något ni som arbetsgivare bör tänka på, ta med er till nästa anställda? Ibland kan det vara lättare för arbetstagaren att ta detta samtal med någon annan i organisationen än närmaste chef.

Digitalt avslut

Att ha en väl fungerande offboarding process ger ofta arbetsgivaren ekonomiska fördelar, exempelvis genom att komma ihåg att säga upp telefonabonnemang, försäkring eller andra förmåner i tid så inga onödiga kostnader tas. För säkerheten är det viktigt med en strukturerad offboarding som exempelvis ta bort den anställdes tillgång till kundregister, intranät, larmbricka eller annan typ av företagsspecifik information.

Gör ett bra avslut genom avtackning

En medarbetade som, oavsett anledning, väljer att lämna sin arbetsgivare bidrar till arbetsgivarvarumärket. Hur man väljer att avsluta en anställning från arbetsgivarens sida präglar den uppfattning personen bär med sig. Med en avtackning tillsammans med kollegor ges möjlighet till summering för de som arbetar kvar så de kan blicka framåt. En arbetstagare som lämnar med en positiv bild kommer alltid att förbli en god ambassadör för arbetsgivaren vem vet vad som händer i framtiden, kanske kommer ni ses igen och arbeta tillsammans?

Har ni varit tydliga och ärliga under rekryteringsprocessen vet medarbetaren vad som förväntas och vad hen kliver in i. Har ni inte varit det är det nu luftslottet börjar spricka. Läs mer om en hållbar rekryteringsprocess i vårt inlägg här >>.

Visa er företagskultur från start

Vad står ert företag för och vilken kultur vill ni introducera? Om ni exempelvis vill vara inkluderande i er kultur, utse en fikamentor som under den första tiden tar med den nyanställda på fikarasterna.

Hur jobbar ni med hållbarhet? Hjälp er nya medarbetare att göra rätt från start, utse en hållbarhetsmentor som visar hur och vad som återvinns. Vilka rutiner gäller hos er?

Har ni likt många anammat Anders Hansens friskvårdstänk? Se till att det implementeras från start. Kanske finns det en friskvårdsambassadör som ska notifieras om att en nyanställd är på väg in.

Före

Teknik och IT
Inloggning, telefon, passerkort, kan ha viss leveranstid så förbeställ i god tid så att det finns på plats när hen börjar.

Skicka över ett introduktionsschema
Någon dag innan anställningen börjar, skicka över ett introduktionsschema där ni har bokat upp hen på möten med olika nyckelpersoner i er organisation. Har ni ett aktivt intranät där ni välkomnar medarbetare med foto första dagen? Ta med det, få vill överraskas av en fotosession.

Boka in social tid
Boka in luncher och kanske fikastunder med viktiga nyckelpersoner i organisationen så att hen snabbt kan komma in i sitt uppdrag.

Där det händer
Ställ iordning arbetsplatsen. Det ska finnas plats för din nya medarbetare från dag ett. Ställ fram en blomma eller lämplig present. Vad har ni för profilprodukter? Finns det olika klubbar på företaget? Konstklubb, badminton, bokklubb som kan välkomna eller introducera den nya medarbetaren.

På dagen D

First impression lasts – Välkomna och presentera
Välkomna den nyanställda när den anländer till arbetsplatsen, möt upp i entrén och starta dagen med en kaffekopp, en genomgång av introduktionsschemat, dagen och de närmaste veckorna.

Husesyn
Gå en runda i lokalerna, hälsa på nya medarbetare, visa var kontorsmaterial finns och toaletter. Glöm inte visa utrymningsvägar.

Avslut
Var tydlig med dina förväntningar på första dagen och när dagen är slut. Ta gärna ett avslutade samtal om hur första dagen har känts och vilka tider som är viktiga kommande dagarna.

Uppföljning

Boka in en avstämning med er nyanställda längre fram i tiden, hur upplevde personen första dagen, veckan, månaden? Hur tyckte personen att onboardingprocessen fungerade? Har organisationen mött upp till förväntningarna?  Om ni inte har alla delar på plats är detta ett ypperligt tillfälle fånga upp vilka förväntningar som fanns och skapa till nästa gång. Den nyanställda är en enorm tillgång för att tala om för er hur ni uppfattas.

Varför valde du att arbeta med oss på ShareNode?

– Jag hade tidigare erfarenhet av att samarbeta med Anna Chibba bland annat genom nätverken och visste att ShareNode kunde erbjuda interimstjänster, så jag hörde av mig till Anna.

Det blev en kortare mejlväxling och sedan hade Anna en kandidat redo för presentation.

– Det gick snabbt, efter mindre än en vecka fick vi en kandidat presenterad som mer än överträffade våra förväntningar. För mig visar det på att vara lyhörd och att ha förståelse för vårt behov, vart vi befann oss och vilka utmaningar vi hade framför oss.

För att kunna presentera rätt kandidat snabbt krävs att vi på ShareNode har god förståelse för vår kund att vi känner till deras behov och vilka förväntningar de har på interimstillsättningen.

Det lägger grund för ett gott samarbete. Vårt uppdrag är att få dig i din roll att lyckas.

Var det något du som kund märkte av i din kontakt med ShareNode?

– Det uppskattade jag verkligen med ShareNode, vi hade en öppen, transparent och tydlig dialog genom hela processen. Det spar tid och kraft för mig.

Är det något som du tycker särskiljer oss gentemot andra leverantörskontakter du har inom interimsområdet?

– Lyhördheten och förmågan att förstå våra behov.

Hur gick det med den kandidat du fick presenterad?

– Mycket bra, vi är supernöjda!

Tack till Jenny och Nordic Entertaiment Group för förtroendet och fint samarbete.

Robotar för automatisering av administrativa uppgifter utvecklas mycket snabbt. Med hjälp av RPA (Robotic Process Automation) automatiseras manuella, repetitiva arbetsuppgifter genom att spegla det arbete som människor utför idag.

En fördel med RPA är att mjukvaran (roboten) läggs på toppen av verksamhetens befintliga system, precis som en människa som arbetar med systemen. Roboten kan liknas vid att en ny digital medarbetare tar över arbetsuppgifterna.

Hur undviker man att det tar stopp?

De flesta RPA-verktyg är relativt enkla att införa men att fyllt ut lyckas med sitt automatiseringsprojekt är betydligt svårare. Trots positiv start och ett lyckat pilotprojekt tar det allt för ofta stopp. Entusiasmen svalnar, andra projekt prioriteras och roboten jobbar på kvartsfart till begränsad nytta. Vad hände? Hur kommer man vidare med att automatisera fler processer och vad behövs för att lyckas etablera RPA så att det blir hållbart över tid?

• Skapa medvetenhet om att etableringen av RPA är en resa, ett nytt sätt att arbeta och ett nytt sätt att tänka. Införandet av RPA är ingen quick fix. Det tar tid, betydligt längre tid än de veckor mjukleverantörerna brukar tala om. Sannolikt kommer det också behövas en hel del tålamod.
• De flesta RPA-verktyg och de första automatiserade processerna går förhållandevis snabbt att få på plats. För att komma vidare behövs en långsiktig målsättning och en plan för hur de nya ”digitala medarbetarna” ska integreras i organisationen samt vilka som ska leda och supportera dem.
• Det absolut viktigaste är att ledningen står bakom och tydligt kommunicerar målet och ambitionen med att automatisera genom RPA. Kostnadseffektivisering är ett vanligt mål men automatisering ger även många andra värdeskapande effekter. Konkretisera ambitionerna och använd dessa vid kommunikationen med verksamhet och medarbetare.
• Involvera och engagera IT-avdelningen. Det är ingen självklarhet att IT-avdelningen vet vad RPA är så tar er tid att förklara och diskutera. En nära och framåtriktad dialog är avgörande för att lyckas, så ta er tid att upprätta ett nära samarbete.
• Tala med verksamheten, lyssna in vilka utmaningar de har och beskriv hur RPA kan användas för att underlätta deras arbete. Förklara hur det fungerar och hur det kan bli ett mycket effektivt verktyg i verksamhetens arbete med processutveckling. Alla initiativ till automatisering bör komma från verksamheten, så fortsätt arbeta nära dem och ta tillsammans fram en lista över potentiella processer som skulle kunna automatiseras.
• Robotarna som ska utföra arbetet behöver utbildas och tas om hand. Arbeta fram en förvaltningsmodell som beskriver det arbetssätt och den organisation som ni behöver för utveckling genom RPA. Tydliggör roller och ansvar. Utbilda också medarbetarna i RPA-teamet; analytiker, utvecklare och RPA controllers så att de får en gemensam och stabil grund att bygga vidare på.
• Etablera en utvärderingsmodell. Att visa vilket värde automatiseringen givit och redovisa vad den frigjorda tiden används till är en viktig nyckel till fortsatt etablering av RPA som ett verktyg för effektivisering!

För de allra flesta tar det längre tid att komma igång än de fåtal veckor som ibland beskrivs. Den tid som investeras i är värdefull och avgörande för att nå framgång. Med en väl genomtänkt struktur och utformad arbetsmodell möjliggörs den fortsatta resan mot mer intelligent automatisering med verktyg som chatbots, machine learning och AI.

Erfarenheter från både lyckade och mindre lyckade implementeringar finns det gott av.  Det bästa rådet vi kan ge är att ta vara på de erfarenheterna och ta hjälp med att komma igång. Då kommer det gå betydligt snabbare och möjligheterna för en lyckad implementering ökar.

Automatisering genom RPA möjliggör ökad effektivitet vilket gör det extra värdefullt att komma med på resan. Många är igång men långt ifrån alla. Tillhör du dem som ser potentialen men inte riktigt har klart för dig vad RPA är eller fungerar? Ingen fara. Läs vår förra artikel ”Robotic Process Automation – automatisering med mjukvarurobotar – en snabbguide för dig som funderar på om tåget har gått” eller kontakta oss för ytterligare information.

Sharing is Caring

På ShareNode tror vi starkt på värdet av att dela med sig av kunskap och lärdomar. Vi tror på det så starkt att Share är ett av våra värdeord. Våra nätverk handlar mycket om att dela med sig av sina erfarenheter.

Behovet av att nätverka är större än någonsin

Den pågående digitaliseringen kommer att ha en stor påverkan på de flesta affärsstödsfunktioner. Nya tekniker och lösningar utvecklas och implementeras i snabb takt vilket innebär att både lösningarna och best practice växer fram successivt. Software Robotics är en av megatrenderna just nu där digital arbetskraft förändrar arbetsprocesser och behovet av kompetens. Förändringstakten är hög och det kan vara svårt att hänga med och sätta sig in i möjligheterna. Att investera tid i att dela erfarenheter med andra i liknande roll är ett effektivt sätt hänga med i den utveckling som sker.

När du har minst tid behöver du det mest

Att vara chef för en affärstödsfunktion som är organiserad i ett Shared Service Center (SSC) är ofta utmanande. Ofta är det stort fokus på ständiga förbättringar, krav på effektivitet och service, många kontaktytor och en heterogen arbetsgrupp med skiftande kompetens och engagemang. Förändringstrycket är ofta högt samtidigt som de dagliga ska hanteras utan påverkan. Inom nätverket möjliggör vi erfarenhetsutbyte och lärande med andra ledare som har liknande utmaningar. Genom att ta en paus från vardagen, träffa kompetenta kollegor och lyssna på inspirationsföredrag så får du igenkänning och samtidigt nya insikter och infallsvinklar.

Vad tycker du är det mest värdefulla med nätverket?

”Det ger möjligheter att diskutera egna frågor med andra SSC-chefer som för det mesta sitter med samma problemställningar. Mer än vad man tror är gemensamt. Det ger också chansen att tänka annorlunda och få nya perspektiv. ShareNode har lyckats att ha flera mycket duktiga och bra externa föreläsare. Det har varit väldigt intressant och utvecklande.
Ingrid Wåhlberg, Head of Global Business Services Finance Front Office Sweden/Denmark, ABB

“Att fånga idéer och utbyta erfarenheter. Men även en check på att det vi gör ligger rätt i tiden och att vi går åt rätt håll vad gäller tex RPA.”
 /Pernilla Gustavsson, SSC chef Axfood

 “Jag har via nätverket fått idéer och inspiration till hur jag kan utveckla mitt SSC samt ett kontaktnät som är ett viktigt stöd.”
 /Maria Anjou, Chef Business Services, NCC

“Att delta i nätverket har gett mig en möjlighet att träffa ”Shared Service kollegor” och gett möjligheter till att dela utmaningar och erfarenheter med.”
 /Linda Winberg Florén, SSC-chef, OKQ8

“Att träffa övriga SSC-chefer som delar med sig så generöst av sina erfarenheter! Att vi får komma i kontakt med sånt som för vår bransch framåt! “
 /Gunilla Lidgren, Chef Servicecenter, Riksbyggen

Har du fått praktisk användning av något vi gått igenom på någon av träffarna?

”Vi har använt en mognadsmodell under våra träffar och den har jag använt i mitt eget arbete.” /Ingrid Wåhlberg, Head of Global Business Services Finance Front Office Sweden/Denmark, ABB

“Ja många delar. Tex arbetet med en medarbetarstrategi, people plan, har vi gjort men också ShareNodes verksamhetsstyrningsmodell.”
/Pernilla Gustavsson, SSC chef Axfood

“ShareNode visade oss tidigt hur RPA skulle kunna vara ett stöd för SSC.”
/Maria Anjou, Chef Business Services, NCC

“Träffarna har alltid fyllt mig med energi!”
/Linda Winberg Florén, SSC-chef, OKQ8

“Det vi fick med oss kring RPA har varit nyttigt i vårt fortsatta arbete inom det området. Jag hade nyligen nytta av att se hur de övriga organiserat sig när vi var i ett skede att göra organisationsförändringar. Bl.a. kring processägarskap! Vi har benchmarkat en hel del genom åren bl.a. gällande lönestrukturer.”
 /Gunilla Lidgren, Chef Servicecenter, Riksbyggen

Vill du veta mer om våra nätverk, kontakta oss gärna!

Syftet med våra professionella nätverk för chefer är att de ska ge möjligheten att bygga värdefulla kontakter med ledare på liknande position, ge inspiration samt nya insikter och infallsvinklar som bidrar till att utveckla både dig själv och din organisation.

Vi startar regelbundet upp nya nätverk riktade mot SSC-chefer, gruppchefer inom SSC-organisationer, lönechefer och specialister inom RPA. Tveka inte att höra av dig för att veta mer!

natverk@sharenode.se +46 70-445 09 20

Vilken nytta har robotarna gjort för er?

”Robotarna har gjort det möjligt för oss att fokusera på kunderna på ett sätt vi inte haft tid till förut. Den tid som robotarna frigjort har också möjliggjort en ännu bättre kontroll och kvalitet i de tjänster vi utför.”

Hur upplever medarbetarna robotarna?

”Vi involverade medarbetarna tidigt i arbetet och vi har pratat mycket om det. De är positiva till vår robot som vi kallar Bob, så pass positiva att han finns representerad i en liten figur på kontoret. Medarbetarna är trygga med Bob och ser hans närvaro som en avlastning.”

Vad är ert långsiktiga mål med att använda robotar i ert arbete?

”Vi ser många fördelar med att använda robotar. Vi hanterar stora volymer i processer med stora risker, t.ex. upplägg av leverantörer eller uppdatering av bankkontonummer, robotarna möjliggör att fel på grund av den s.k. mänskliga faktorn elimineras. Den tid som frigörs för våra medarbetare kan nyttjas på flera olika sätt t.ex. till att utöka vårt tjänsteutbud, proaktivt arbete med våra kunder och leverantörer och till utveckling och förbättring av våra processer. En annan klar fördel är att det hjälper oss att bli mer kostnadseffektiva och konkurrenskraftiga.”

Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som möjliggör automatisering av manuella arbetsmoment och processer med hjälp av mjukvarurobotar.

Robotarna kan beskrivas som digitala medarbetare som arbetar snarlikt en människa. Robotarna kan bara arbeta med digital input och passar bäst för repetitivt arbete som utförs på ett bestämt sätt. Den imiterar hur människan använder datorn och arbetar i samma system och användargränssnitt. Inga ändringar eller integrationer i systemen behövs alltså. Roboten kan arbeta 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan. Den kan växla mellan olika uppgifter och styras så att den prioriterar vissa uppgifter före andra, men den kan bara göra en sak i taget.

Det finns dock begränsningar i vad roboten kan göra. Den saknar helt förmågan att analysera och göra bedömningar. Sådana uppgifter måste även fortsättningsvis utföras av medarbetarna.

RPA möjliggör att uppgifter som medarbetare upplever som krångliga eller tråkiga kan utföras av en robot som aldrig blir stressad eller trött. Den tid som medarbetarna får över när roboten gör jobbet kan användas till mer kvalificerade uppgifter.

Exempel på processer eller arbetsmoment inom ekonomi och lön som kan automatiseras är upplägg av ny leverantör och ny kund, kreditkontroll, räntefakturering, kontering av leverantörsfakturor, framtagande av rapporter och upprättande av arbetsgivarintyg.

Antal exempel på vad som kan automatiseras är närmast oändliga. Vad det skulle kunna användas för hos er beror på hur era processer och arbetssätt ser ut. Med vår metod kan vi snabbt hjälpa er identifiera vilka av era processer som en robot, en digital medarbetare kan utföra.

Tre exempel på hur de har använts inom stödfunktioner:

En kund hade länge upplevt brister i konteringen av sina leverantörsfakturor då olika personer tolkade fakturorna olika. Arbetsuppgiften överfördes till en digital medarbetare som nu konterar över 90% av alla fakturor. Resultatet är att fakturorna bli rätt konterade och kan gå ut i attestflödet betydligt snabbare vilket gör alla nöjdare.     

Ett annat exempel var ett större servicecenter som, i syfte att planera och fördela arbetsgruppens arbete, manuellt räknar antal utstående ärenden varje morgon. En enkel uppgift som, bortsett från att vara rätt tråkig, ska vara klar tidigt varje morgon då gruppen samlas och fördelar arbetet. Då den ansvarige för uppgiften har småbarn blev det ibland extra stressigt, en stress som eliminerades när den digitala medarbetaren tog över arbetet. Jättebra, nu slipper jag både en ostimulerade uppgift och tidspressen samtidigt som arbetet är klart i tid, säger den ansvarige.

Ett tredje exempel är en löneavdelning som länge försökt få till en integration mellan tidrapporteringssystemet och löneprogrammet. Under tiden har uppgifterna förts över manuellt vilket inte bara tar mycket tid utan också skapar risk för fel i lönerna. I väntan på att en integrationslösning är på plats utför en digital medarbetare uppgiften snabbt och korrekt.

Det går förhållandevis snabbt och är relativt enkelt att komma igång med mjukvarurobotar vilket fått intresset att växa enormt. Många har börjat använda tekniken men många har det inte! Tillhör du den senare gruppen rekommenderar jag dig att ta hjälp för att komma igång. Dra nytta av andras lärdomar och ta en snabbare väg till framtidens stödfunktion.