Vi på ShareNode värnar vi om din integritet. De personuppgifter du lämnar ifrån dig till oss används av ShareNode för att kunna utföra uppdrag åt våra kunder, för att kunna driva våra olika Nätverk och för vår egen kommunikation som exempelvis inbjudningar till nätverksträffar, event och nyhetsbrev. Utskicken vi gör sker via digitala utskick via e-post och i undantagsfall i form av tryckta utskick. De personuppgifter vi samlar in säljs aldrig vidare till tredje part. I de fall ShareNode ger en tredje part åtkomst till insamlade uppgifter görs detta endast för att kunna leverera beställda tjänster. Denna policy beskriver lagring av PERSONUPPGIFTER – inte information om Aktiebolag (t.ex. organisationsnummer, adress, företagsinformation och likande). Så snart ShareNode lagrar en person kopplad till företaget handlar det om lagring av personuppgifter.

Administration av din kandidatprofil: Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter när du är med i ShareNodes kandidatnätverk är ditt samtycke. Om du inte själv lämnar dina uppgifter eller inte samtycker till att registreras i kandidatnätverket har vi inte möjlighet att spara dina uppgifter och matcha din profil mot lediga tjänster.

Personuppgifter som du har lämnat till oss: När du skickar in din ansökan till oss, går med i något av våra professionella Nätverk eller anger din mailadress via vår hemsida kommer du att lämna viss information om dig till oss. Denna information är t.ex. ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, nuvarande arbete, nuvarande titel/roll samt de filer som du väljer att lämna till oss, t.ex. ditt cv, personliga brev och betyg. Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna behandla din profil i vårt kandidatnätverk och sedan matcha dig mot lediga tjänster.

Personuppgifter som vi har samlat in från en tredje part: Om du går vidare i en rekryteringsprocess kan ShareNode komma att behandla uppgifter om dig som dina referenspersoner lämnar till oss. Uppgifterna som samlas in från dina referenspersoner kan t.ex. vara uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens. I en rekryteringsprocess kan vi även komma att samla in och spara resultat från personlighetstester som du genomför i samband med rekryteringen till en specifik tjänst. Om vi har samlat in uppgifter om dig från dina referenser i syfte att utvärdera om du är en lämplig kandidat för en specifik tjänst kan ShareNode komma att spara dessa uppgifter för att komplettera din kandidatprofil. Den lagliga grunden för att denna information om dig efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad är att vi har ditt samtycke. Om du inte samtycker har vi inte möjlighet att komplettera din kandidatprofil med informationen från dina referenser.

E-mailutskick med lediga tjänster som matchar din profil: Om du har valt att gå med i ShareNodes kandidatnätverk kommer din e-mailadress samt uppgifter om din kandidatprofil att användas för ShareNodes utskick som innehåller lediga tjänster som vi har matchat mot din profil. Matchningen sker bara med hjälp av de personuppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig i samband med en rekryteringsprocess. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt genuina intresse av att kommunicera med dig som kandidat är att hjälpa dig genom att ge dig anpassad information om lediga tjänster. Vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att skicka matchmail till dig väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade eftersom du aktivt har valt att gå med i ShareNodes kandidatnätverk och därmed visat att du är intresserad av en ny tjänst eller uppdrag. Vi ger dig möjligheten att enkelt avregistrera dig i varje utskick och följer god marknadsföringssed, t.ex. genom

Personal som arbetar för oss i syfte att hyras ut till kund benämner vi konsulter och interimskonsulter. ShareNodes konsulter arbetar under våra kunders kontroll och ledning i ramen för deras uppdrag. Under pågående uppdrag hos kunden får konsulten i regel tillgång till gemensamma anläggningar på samma villkor som kundens egen personal och vanligtvis används kundens IT-system, IT-miljö och utrustning av konsulten. Detta innebär att kunden även ansvarar för fel som begås av konsulten och personalens säkerhet.

ShareNodes konsulter kan under sina konsultuppdrag komma att behandla personuppgifter under kundens direkta ansvar och arbetsledning. Detta innebär att ShareNode inte har åtkomst till, eller kontakt med personuppgifterna och därmed intar rollen som tredje part medan kunden är personuppgiftsansvarig för behandlingen.

ShareNode ansvarar för de personuppgifter som konsulten registrerar hos oss, vilket oftast begränsas till dokumentation kring anställning och uppdrag samt ansökningshandlingar för framtida konsultuppdrag. Kunden är alltid personuppgiftsansvarig för behandling av konsultens personuppgifter som kunden registrerar med anledning av att den uthyrde arbetar för kunden under kundens arbetsledning och ansvar.

Om konsulten inte arbetar under kundens direkta arbetsledning och ansvar, och ShareNode får tillgång till personuppgifter som kunden ansvarar för, intar ShareNode rollen som personuppgiftsbiträde. Detta ansvar gäller enbart för personuppgiftsbehandling som utförs av konsulten för kundens räkning.

När ShareNode åtar sig ett uppdrag, får in en offertförfrågan, sluter ett avtal eller genomför ett kundbesök läggs kundens affärsrelaterade personuppgifter in i vårt register. Det som vanligtvis registreras är företagsnamn, kontaktperson, titel, adress, fakturaadress, telefonnummer, E-mail, LinkedInadress samt eventuella personnummer för kunder som har enskild firma. Personuppgifterna lagras i ShareNodes register i enlighet med bokföringslagen i minst 7 år. Uppgifterna lagras även för att kunna upprätthålla affärsrelationen mellan kunden och ShareNode. Uppgifterna används också för ShareNodes egen marknadskommunikation (tex inbjudan till Nätverksträffar och kundaktiviteter) och för att kunna kommunicera med kunden.

Personuppgifter sparas på ShareNodes mejlserver för att ShareNode ska kunna kommunicera via e-mail med kunden. ShareNode arbetar utifrån principen att endast skicka relevant information. Alla inaktuella personuppgifter (kontaktpersons byte av arbetsplats eller avslutad affärsrelation) raderas vid årlig revision.

När du väljer att gå med i ShareNodes kandidatnätverk sparar vi dina personuppgifter i två år eller tills du återkallar ditt samtycke eller annars begär att vi ska radera dina uppgifter. Efter två år kommer vi att kontakta dig för att fråga om du fortsättningsvis vill vara registrerad i vårt kandidatnätverk.

Om du sedan tidigare valt att gå med i vårt kandidatnätverk och skickar in en ny ansökan till en specifik tjänst och i samband med det lämnar ditt samtycke till att vara registrerad i kandidatnätverket igen kommer ShareNode att uppdatera din profil med den nya informationen. En ny gallringsfrist om två år påbörjas när du väljer att samtycka på nytt. Om du i samband med din ansökan till en specifik tjänst inte väljer att samtycka till att vara registrerad i kandidatnätverket kommer ShareNode inte att uppdatera din profil. En ny gallringsfrist kommer då inte heller att påbörjas.

Vi kommer att behandla din e-maildress samt uppgifter om din yrkesroll, utbildningsnivå och branscher du har erfarenhet av för att skicka profilerade e-mailmeddelanden med lediga tjänster som matchar din profil (matchmail) så länge som du är med i vårt kandidatnätverk eller tidigare om du väljer att avregistrera dig från utskicken.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Inom ramen för rekryteringsuppdraget använder ShareNode sig av sin egen rekryteringsprocess, med egenutarbetad metodik vilket innebär att det är ShareNode som avgör vilka personuppgifter som ska samlas in, varifrån uppgifterna ska samlas in och hur behandlingen ska utföras. Denna självständiga ställning innebär att ShareNode är personuppgiftsansvarig inom ramen för rekryteringsuppdraget. Kunden är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som hen, inom ramen för uppdraget, mottar från ShareNode.

Om ShareNode i undantagsfall använder sig av kundens rekryteringsprocess och uppgifter lämnas från kunden till ShareNode för exempelvis bedömning och urval på uppdrag av kund, agerar ShareNode i rollen som personuppgiftsbiträde till kunden för de uppgifter som mottas och behandlas för kundens räkning.

Kandidatens personuppgifter vid rekrytering: Vid en rekrytering behandlar ShareNode främst personuppgifter från arbetssökande kandidater. De personuppgifter som behandlas och lagras är:

Namn, adress, kontaktuppgifter, ansökningshandlingar så som CV, personligt brev, referenser, betyg, intyg, intervjuanteckningar, foton m.m.

Personuppgifterna behandlas under pågående rekryteringsprocess och sparas sedan i två år. Därefter får den registrerade förfrågan om att finnas kvar i vår databas och/eller uppdatera sina personuppgifter under en förlängd period för att även framöver matchas mot aktuella tjänster. Den registrerade kan när som helst begära ett utdrag med vilka personuppgifter vi hanterar. Hen kan också begära att få bli raderad ur vår databas och/eller få felaktiga personuppgifter rättade. Personuppgifterna finns tillgängliga för våra rekryterare samt i rekryteringens slutfas även för uppdragsgivaren.

ShareNode har för avsikt att vara restriktiva i vilka personuppgifter som sparas och löpande säkerställa att personuppgifter inte sparas utan ett tydligt syfte. Vi baserar vår lagring på legitimt intresse, lagkrav och samtycke.

När en personuppgift inte längre är aktuell, uppfyller ett tydligt syfte eller ligger under lagkrav, avtal eller samtycke så raderas personuppgiften från våra databaser och system.

Alla inaktuella personuppgifter (t.ex. en kontaktpersons byte av arbetsplats eller en helt avslutad affärsrelation) raderas vid årlig revision. Gallringen av personuppgifter görs två gånger om året i organisationens alla delar och ytterst ansvarig för efterlevnaden är Kontaktpersonen för GDPRfrågor.

Om du genomför ett personlighetstest i samband med en rekrytering till en specifik tjänst kan ShareNode komma att spara resultatet av testet för att komplettera din kandidatprofil. Så snart respektive rekryteringsuppdrag är avslutat raderas alla uppgifter från det genomförda personlighetstestet, då informationen anses som färskvara.

De personer som vi lagrar personuppgifter om har alltid rätt att få sina personuppgifter raderade eller korrigerade så länge det inte motsäger de lagkrav som ShareNode är skyldiga att följa. Vid begäran av borttagning av personuppgifter sker detta inom 3 månader.

Ostrukturerat material är all dokumentation som ligger utanför vårt CRM-register, vår kandidatdatabas hos Monster och våra strukturerade mappar i vår interna server. Exempel på ostrukturerat material kan vara mejlkorrespondens, mötesanteckningar, sms-konversationer, minneskort med bilder m.m.

Vi undviker att behandla personuppgifter i ostrukturerat material, och i de fall vi behandlar personuppgifter i ostrukturerat material tar vi inga onödiga risker och gör vårt yttersta för att personuppgifterna bara ska vara tillgängliga för de personer som de är ämnade för. Vid varje behandling av personuppgifter i ostrukturerat material gör vi en riskavvägning och undviker att utföra den om risk föreligger.

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

Återkalla ditt samtycke: Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter.

Rätt till tillgång: Du har alltid rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Rätt till rättelse: Du har alltid rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt vid behov tillhandahålla information för att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd): Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:

• Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för.
• Om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta.
• När dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som ShareNode omfattas av.

ShareNode raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att vi inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.

Rätt att invända mot behandling: Du har rätt att när som helst invända mot matchmail vilket innebär profilering och att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Om du invänder kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

Rätt att lämna in klagomål: Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet. Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.

Om du vill komma i kontakt med oss på ShareNode gällande dina personuppgifter kan du kontakta oss på info@sharenode.se

Om du anser att vi på ShareNode AB på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter kan du anmäla detta till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet över personuppgiftsbehandling och dataskydd.

Kontaktuppgifter: Telefon: 08-657 61 00, datainspektionen@datainspektionen.se, Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm