Många Shared Services funktioner har effektiviserat de transaktionella processer och skapat en stabil leverans. Samtidigt är ambitionerna fortsatt höga. Man strävar efter mer automation, bättre kundupplevelse och att visa på ett tydligare bidrag till verksamheten. Frågan är hur man driver utveckling som både sänker kostnader, säkrar god kvalitet, möter regulatoriska krav och samtidigt använder data för att prioritera initiativ och bidra med insikter till verksamheten.
Baserat på resultaten i ShareNode Survey har vi sammanfattat fem insikter som speglar nuläget och vad som ofta krävs för att ta nästa steg.
- Många är starka i leverans – men fastnar i transaktionsrollen
I många organisationer används Shared Services fortfarande främst som en transaktionsmotor. Det är rimligt då stabilisering och standardisering är grunden. Men om ambitionen är att bli en tydligare partner till verksamheten krävs att leveransen utvecklas från utförande av tjänster till att proaktivt bidra med insikter och underlag för styrning.
- Automation är prioriterat – men behöver kopplas till affärsvärde
De flesta vill automatisera mer, men den svåra delen är inte tekniken. Det är prioriteringen. Vad ska automatiseras först, i vilken ordning och med vilket mål? De som lyckas kopplar automation till konkreta effekter som kortare ledtider, färre fel, bättre regelefterlevnad och mer tid till analys och kunddialog.
- Kundupplevelse mäts ibland – men förbättras sällan systematiskt
Många har tjänstekatalog, SLA och regelbundna avstämningar. Ändå saknas ofta systematiska och strukturerade arbetssätt där kundinsikter blir till beslut och genomförda förbättringar. När man börjar styra på kundupplevelse parallellt med kostnad och volym ökar ofta förtroendet för funktionen markant.
- KPI:er finns – men styrningen blir sällan balanserad
Kostnadseffektivitet följs ofta upp. Men för att kunna prioritera rätt behövs en balanserad KPI bild som även fångar kvalitet, leverans, kundupplevelse och affärsvärde. En enkel portfölj av KPI:er som följs upp regelbundet räcker långt, det viktiga är att den används i dialog med verksamheten och för att prioritera den interna förbättringsagendan.
- Tre vanliga hinder för utveckling: resurser och budget, system och förändringsförmåga
Utveckling av verksamheten bromsas ofta av tre saker: begränsade resurser och budget befintligt systemlandskap samt kultur och arbetssätt som försvårar standardiseringen. Därför behöver utvecklingen drivas som ett sammanhållet program, inte som enskilda initiativ. För det behövs en investering i verksamhetsutveckling och förändringledning. Samtidigt krävs ett aktivt arbete med kompetensförsörjning och kompetensförflyttning för att stärka organisationens förmågor inom teknik, data och processutveckling.
Vad krävs för att ta nästa steg?
Vår erfarenhet är att utveckling går snabbare och med bättre kvalitet när man jobbar systematiskt och tydligt leder samspelet mellan delarna. ShareNodes utvecklingsmodell för Shared Services omfattar därför sju dimensioner som vi grupperar i fem områden:
- Strategi & utveckling (uppdrag, mål, prioriteringar)
- Organisation & medarbetare (roller, ansvar, kompetens, kultur)
- Processer & teknik (standardisering, förbättring, digitalisering/automation)
- Kundinteraktion & service (tjänstekatalog/SLA, support, kundnöjdhet)
- Styrning & uppföljning (KPI:er, uppföljning, affärsvärde)
Nästa steg
Vi stöttar er gärna i att ta nästa steg, vi har lång erfarenhet av att utveckla Shared Services inom ekonomi och HR. Vill ni få en tydlig nulägesbild och komma igång snabbt är en Quick Scan ett bra första steg. Ni får ett utifrånperspektiv på var ni står utifrån utvecklingsmodellen och 3–5 konkreta fokusområden med kort motivering och rekommenderade nästa steg.
Vill ni istället skapa samsyn i ledningsgruppen och gå från insikter till en plan som håller över tid erbjuder vi en fördjupad analys. Då väger vi in kund- och intressentperspektivet, tydliggör prioriterade initiativ och beroenden och tar fram en färdplan med ansvar och uppföljning för de kommande 12–24 månaderna. Upplägget kan självklart anpassas efter era mål, förutsättningar och ambitionsnivå.
———————————————————
Artikeln bygger på insikter från ShareNode Survey om Shared Services i Sverige. Totalt tillfrågades 120 verksamheter varav 54 svarade. Det ger ett bra underlag för analys. Samtliga respondenter är SSC chefer inom Finance eller HR. I rapporten och i artikeln använder vi “Shared Services” som samlingsbegrepp för gemensamma affärsstödsfunktioner oavsett om enheten kallas Finance/HR Operations, GBS, Business Support eller liknande.
Utveckla din affärsstödsfunktion med ShareNode
Står ni inför en förändring, effektivisering eller strategisk förflyttning inom Shared Services, Finance eller HR? Vi på ShareNode erbjuder kvalificerade konsulttjänster som hjälper er att ta nästa steg – oavsett om det handlar om struktur, styrning, digitalisering eller organisationsutveckling.
Vi kombinerar lång erfarenhet med praktisk genomförandekraft. Vi kan driva hela förändringsprojekt eller gå in i avgränsade insatser där ni behöver förstärkning. Målet är alltid detsamma – att skapa en stabil, effektiv och värdeskapande affärsstödsfunktion som håller över tid.
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan stötta just er verksamhet.
Vill du vara säker på att få mer inspiration från oss? Följ oss på LinkedIn
Ladda ner rapporten här!
Under 2025 genomförde vi en undersökning där ledare inom Shared Services delade hur deras affärsstöd fungerar i praktiken. I rapporten får du insikter om struktur, digitalisering, styrning och utvecklingsprioriteringar. Fyll i dina uppgifter så skickar vi rapporten till dig.
”*” anger obligatoriska fält