Det har blivit allt vanligare att organisationer väljer att samordna sina administrativa funktioner i ett så kallat Shared Service Center (SSC), ett gemensamt affärsstöd. Man skapar, enkelt uttryckt, en gemensam enhet som hanterar likartade administrativa aktiviteter/processer, ofta utspridda i en organisation, med syftet att skapa ett högre värde för de inblandade parterna. Exempel på tjänster som samordnas är aktiviteter/processer inom ekonomi, lön, HR, personaladministration, juridik och IT. Drivkrafterna kan vara att uppnå kostnadseffektiva processer samt ökad kvalitet och kontroll. Vissa organisationer tar även nästa steg mot multifunktionella Business Services.  

Vanliga utmaningar hos våra kunder är följande: 

• Behov av ökad effektivitet inom stödfunktionen.
• Bibehålla och utveckla medarbetare, skapa karriärvägar inom den egna enheten.
• Bristande kvalitet på servicen från stödfunktionen.
• Utveckla och bibehålla en effektiv och förtroendestärkande kundinteraktionsmodell.
• Analysera förbättringsområden i den befintliga organisationen.

Vi är specialiserade rådgivare inom Shared Services och har hjälpt många företag i ovan situationer inom en rad olika stödfunktioner, exempelvis inom ekonomi, HR och lön. Våra tjänster omfattar hela processen från utvärdering och etablering till mognadsbedömning och optimering av hela eller delar av den operativa modellen.  

Exempel på våra tjänster

Utvärdering och etablering
Vid utvärdering och nyetablering kan vi stödja er genom hela resan från utvärdering och strategi till design och implementering. Uppdraget bedrivs i projektform med nära samarbete med er som kund. Vanligtvis delas uppdraget in i tre faser.  

• Utvärdering och strategi: Vi hjälper att utvärdera nuläget, ta fram strategi och vision för Shared Service Center (SSC) samt ta fram tillhörande business case. 
• Design: Vi ger stöd vid utformandet av ett SSC, inklusive organisation, processer, IT-lösningar, val av lokalisering. 
• Implementering: Vi säkerställer att SSC-organisationen är redo för implementering genom att ta fram utbildningsmaterial, erbjuda stöd i kunskapsöverföring, testa nya system och processer samt ge stöd i förflyttningen av arbetsuppgifter till ny gemensam funktion.  

Mognadsbedömning
ShareNode har en beprövad och utvecklad metod för att genomföra en genomlysning av ett befintligt SSC. Modellen består av sju dimensioner som alla är viktiga komponenter för att skapa och bibehålla ett framgångsrikt SSC.  

Optimering handlar om att först skaffa sig en tydlig bild över nuläget och vart man vill. Därefter behöver man prioritera sina insatser, göra en plan för genomförandet samt involvera både ledning, medarbetare och verksamheten/kunderna. 

Tillsammans med dig som chef eller hela din ledningsgrupp genomför vi mognadsanalys av din organisation där vi identifierar utvecklingsområden och upprättar en handlingsplan. Vid behov bistår vi även med implementeringen av den. Metoden är strukturerad och bidrar till att få en samsyn i ledningen kring nuläge och målbild. Arbetssättet kan bli en del av ert ordinarie affärsplansarbete.  

Optimering
Erfarenheterna visar att för att bibehålla ett framgångsrikt affärsstöd krävs kontinuerlig och systematisk utveckling. Allt eftersom förutsättningarna ändras behöver utvecklingsarbetet fokuseras på olika delarna av verksamheten. Sett över tiden har affärsstödsenheter som drivit ett balanserat och kontinuerligt utvecklingsarbete bäst förutsättningar att nå sina mål kopplade till effektivisering, långsiktiga besparingar, kvalitetshöjningar och en kundorienterad serviceorganisation. 

Framgångarna i de olika områden är starkt sammanvävda och det går inte att enbart fokusera på ett eller ett par områden för att åstadkomma ett väl fungerade organisation. Det är t ex svårt att skapa en framgångsrik och effektiv process utan ett bra systemstöd, och det är vanskligt att skapa en kundorienterad och effektiv kundintegration utan en anpassad organisation.