Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som möjliggör automatisering av manuella arbetsmoment och processer med hjälp av mjukvarurobotar.

Robotarna kan beskrivas som digitala medarbetare som arbetar snarlikt en människa. Robotarna kan bara arbeta med digital input och passar bäst för repetitivt arbete som utförs på ett bestämt sätt. Den imiterar hur människan använder datorn och arbetar i samma system och användargränssnitt. Inga ändringar eller integrationer i systemen behövs alltså. Roboten kan arbeta 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan. Den kan växla mellan olika uppgifter och styras så att den prioriterar vissa uppgifter före andra, men den kan bara göra en sak i taget.

Det finns dock begränsningar i vad roboten kan göra. Den saknar helt förmågan att analysera och göra bedömningar. Sådana uppgifter måste även fortsättningsvis utföras av medarbetarna.

RPA möjliggör att uppgifter som medarbetare upplever som krångliga eller tråkiga kan utföras av en robot som aldrig blir stressad eller trött. Den tid som medarbetarna får över när roboten gör jobbet kan användas till mer kvalificerade uppgifter.

Exempel på processer eller arbetsmoment inom ekonomi och lön som kan automatiseras är upplägg av ny leverantör och ny kund, kreditkontroll, räntefakturering, kontering av leverantörsfakturor, framtagande av rapporter och upprättande av arbetsgivarintyg.

Antal exempel på vad som kan automatiseras är närmast oändliga. Vad det skulle kunna användas för hos er beror på hur era processer och arbetssätt ser ut. Med vår metod kan vi snabbt hjälpa er identifiera vilka av era processer som en robot, en digital medarbetare kan utföra.

Tre exempel på hur de har använts inom stödfunktioner:

En kund hade länge upplevt brister i konteringen av sina leverantörsfakturor då olika personer tolkade fakturorna olika. Arbetsuppgiften överfördes till en digital medarbetare som nu konterar över 90% av alla fakturor. Resultatet är att fakturorna bli rätt konterade och kan gå ut i attestflödet betydligt snabbare vilket gör alla nöjdare.     

Ett annat exempel var ett större servicecenter som, i syfte att planera och fördela arbetsgruppens arbete, manuellt räknar antal utstående ärenden varje morgon. En enkel uppgift som, bortsett från att vara rätt tråkig, ska vara klar tidigt varje morgon då gruppen samlas och fördelar arbetet. Då den ansvarige för uppgiften har småbarn blev det ibland extra stressigt, en stress som eliminerades när den digitala medarbetaren tog över arbetet. Jättebra, nu slipper jag både en ostimulerade uppgift och tidspressen samtidigt som arbetet är klart i tid, säger den ansvarige.

Ett tredje exempel är en löneavdelning som länge försökt få till en integration mellan tidrapporteringssystemet och löneprogrammet. Under tiden har uppgifterna förts över manuellt vilket inte bara tar mycket tid utan också skapar risk för fel i lönerna. I väntan på att en integrationslösning är på plats utför en digital medarbetare uppgiften snabbt och korrekt.

Det går förhållandevis snabbt och är relativt enkelt att komma igång med mjukvarurobotar vilket fått intresset att växa enormt. Många har börjat använda tekniken men många har det inte! Tillhör du den senare gruppen rekommenderar jag dig att ta hjälp för att komma igång. Dra nytta av andras lärdomar och ta en snabbare väg till framtidens stödfunktion.