Hur används automation i Sveriges organisationer?

Ingeborg Brenton som driver ShareNodes nätverk för RPA och automatisering var involverande i framtagandet av undersökningen. I samband med vårt webinarium i mars tog vi tillfället att ställa några frågor till henne om svaren från enkäten.

Hej, vad säger du om det resultat vi fick från enkäten? Var det väntat?

– I stora delar överensstämmer det med vad vi förväntade oss men det fanns också delar som förvånade oss lite. Att flertalet som startat sitt arbete med RPA gjort det under perioden 2017–2019 var väntat. Att så pass många inte fått fart på sitt arbete är förvånande. Trots att majoriteten varit igång under 2–3 år så anger över 60% att de har 15 eller färre processer eller arbetsmoment automatiserade. Resultatet visar helt enkelt att det kan vara en utmaning att få fart på automatiseringsarbetet.

Vad från enkätsvaren vill du särskilt lyfta fram?

– Jag vill lyfta fram två saker, en positiv och en mer bekymmersam. Att endast fyra av tio har tydliga mål för sitt arbete är bekymmersamt. Utan mål saknas riktning för arbetet vilket riskerar att man blir stillastående istället för att gå framåt. Onödigt många kommer inte vidare med sitt arbete vilket jag tycker är tråkigt. Det positiva är att flertalet av deltagarna i undersökningen angav att de kommer öka sin investering i automation och att 4 av 5 anser att arbetet med RPA har en positiv påverkan på både kvaliteten, effektiviteten och sist men inte minst för medarbetarna.

På webinariet som genomfördes i samband med att resultatet presenterades, så pratade ni en del om viktiga faktorer för att lyckas. Du som har lång erfarenhet av processutveckling och förändringsprojekt som RPA, var det något nytt?

– Inte direkt något nytt men det som framkom är en bekräftelse på vad som är viktigt. Att ha ett syfte och mål med arbetet, att ledningen står bakom och bidrar genom att tillföra resurser, att skapa utrymme för att lära och pröva men att förstås också ha god kunskap om de processer och arbetsmoment som man vill automatisera.

Vilket generellt råd skulle du vilja ge till dem som inte kommer vidare med sitt RPA initiativ?

– Ta hjälp. Dra lärdom av andras erfarenheter i ert fortsatta arbete. Följ upp arbetet och titta på de områden som är kritiska för att lyckas. Bygg kompetens, ha tålamod och var uthållig, det är ett lärande.

Bygg kompetens, betyder det att företagen behöver byta ut sin personal innan de kan börja sitt automatiseringsarbete?

– Nej, inte alls men befintlig kompetens behöver kompletteras. De som arbetat länge har värdefull kunskap om processerna vilket är mycket viktigt i arbetet. Därutöver behöver företagen ta in hjälp för att få in rätt kompetens i automatiseringsprojektet. En del personal kan komma att behöva rekryteras internt eller externt, kanske en interimslösning för att få fokus och snabbare resultat. Så en kombination av kompetens behövs, befintlig, konsultstöd och ny kompetens.

Tack Ingeborg, vad händer härnäst?

– I det stora hela så kommer automatisering med RPA och andra verktyg att fortsätta. Det är ett område som engagerar och de som ännu inte är igång kommer att vara det inom de närmaste åren. Det finns och tillkommer allt fler verktyg för att möjliggöra automatisering. Det är och ska fortsatt bli spännande att följa.

– För egen del så planerar jag att starta ytterligare en nätverksgrupp inom automatisering som vi kommer kalla IA, Intelligent Automation. En grupp för dem som kommit lite längre och som har eller planerar komma arbeta med fler verktyg för automation, som till exempel OCR, NLP och chatbotar. Gruppen för de som är på gång eller nyss kommit igång med RPA kommer såklart fortsatt finnas kvar.

Vill ni komma i kontakt med Ingeborg för att ta del av rapporten? Vill ni diskutera ert automatiseringsarbete, behöver ni konsultstöd eller inspiration för att komma vidare? Hör av er till Ingeborg på ingeborg.brenton@sharenode.se eller 0708–205085.