Close-up: Nina Mårvad

I ShareNodes artikelserie Close-up möter och intervjuar vi personer som på olika sätt och i olika sammanhang har korsat vår väg.

Riksbyggen tillhör de organisationer som verkligen lyckats etablera RPA som ett verktyg för verksamhetsutveckling. Vilka konkreta effekter har det haft på er organisation, arbetssätt och medarbetare?
RPA har betytt mycket för Riksbyggen och vårt Shared service center. 2017 stod vi inför stora utmaningar då vi bytte både affärssystem och affärsstyrningsmodell, vilket exempelvis medförde att vi gick från att hantera 1 plusgiro till ca 2700 bankgiron. Många utmaningar löstes genom att ta in extra personal i form av konsulter. När vi hösten 2017 började använda RPA så hittade vi snabbt processer att robotisera vilket gjorde det möjligt reducera antalet konsulter. Vi lärde oss från de första automatiserade processerna, att det är viktigt ha bra kontroll på processerna och arbetssätt för att kunna robotisera, det har medfört att vi nu lägger mycket mer tid på kartläggning av processer och på att hitta avvikelser. Medarbetarna har involverats genom att besöka arbetsplatserna, prata med de som idag utför jobbet och ”missionera” om möjligheterna. Att se möjligheten att lägga sin tid på mer kvalificerade arbetsuppgifter genom att hitta de enkla, tråkiga arbetsuppgifterna och automatisera dem.

Vilka faktorer har haft störst betydelse för ert framgångsrika arbete? Finns det någon av dessa som spelat en avgörande roll?
Att vi har haft en engagerad centerchef som verkligen tror på möjligheterna med RPA och knuffar på oss i rätt riktning. Vikten av att träffa medarbetare för att fånga upp ”leads” har också skapat en positiv förväntan på våra nya RPA processer.

Det låter som en helt igenom positiv och förhållandevis enkel resa. Har det någon gång känts tungt eller funnits delar som inneburit större utmaningar?
Vi har först nu snart tre år efter första processen stött på lite större utmaningar. Vi brottas med hur vi kan underhålla de befintliga processerna och samtidigt få ut så mycket programmeringstid som möjligt för ”nya” processer utan att behöva utöka arbetsgruppen som arbetar med RPA. Vi har ännu inte en helt optimal lösning på detta.

Många verksamheter kommer inte vidare efter det att de automatiserat några pilotprocesser. Vilka/Vilket råd skulle du ge dem för att komma vidare och växa sitt arbete med automatiseringar?
Sök efter enkla korta processer för att komma igång. Leta gärna efter sådant som medarbetarna tycker är tråkigt eller som har hög felmarginal vid manuell hantering.

Du ingår i vårt nätverk med drygt 10 RPA ledare som träffas, diskuterar utmaningar och utbyter erfarenheter. På vilket sätt har du haft glädje av det i ditt uppdrag?

Det är oerhört bra att få samtala om de vardagliga problem och utmaningar man ställs inför. Jag har bland annat fått inspiration att starta ett arbete för att se över vår utvecklings- och förvaltningsmodell med syfte att få ut flera nyutvecklingstimmar per RPA programmerare.

Slutligen, om du skulle våga dig på en framtidsspaning – hur tror du att företagens administrativa arbete kommer se ut om fem-sju år?

Jag hoppas att vi fortsätter att använda RPA i verksamheten och gärna i kombination med AI så att vi kan komma ännu längre med våra automatiserade processer. Vi ser en stor potential i att utveckla RPA processer för bland annat redovisningsflöden med bokslut, budget och prognos.

Tack Nina, för att vi fick ta del av dina råd. Lycka till med nuvarande uppdrag vi ser fram emot att fortsatt följa er RPA resa.