Ett av svaren heter anpassning. Vi behöver våga testa nya vägar och ta till de digitala hjälpmedel som finns och som vi kanske inte förrän nu har testat fullt ut.

Så med detta kom tiden när vi behöver kliva ur våra rutiner och börja göra saker på ett nytt sätt.

”Det gick ju så bra!”

I veckan hade vår managementkonsult Catrine Backman en heldagsworkshop inplanerad sedan en tid tillbaka. Mötet var viktigt och alla deltagare var friska men uppmanats att jobba hemma. Efter en del huvudbry så bestämde sig Catrine för att testa och göra sitt yttersta för att få till workshopen. Efter några sökningar på internet hade Catrine fått mycket inspiration och skapat sig en idé på upplägg för att känna sig trygg och förbered nog att köra. För att du ska slippa göra samma sökningar har vi sammanfattat Catrines tips i punkterna nedan.

1. Förbered dig väl. Gör en plan för upplägget och vad du önskar få ut av mötet. Testa gärna tekniken innan mötet och förbered dig på vilka deltagare du har i det digitala rummet. Catrine ritade upp alla deltagare som om de suttit vid bordet för att lättare få en överblick över deltagarna och under dagen kunna ”se” deras aktivitet och fördela.
2. Tydliggör roller och ta hjälp. Inled mötet med att tydliggöra roller och förväntningar. Är du moderator och presentatör så ta stöd av ytterligare en person som kan hantera chattfunktionen. Catrine använde chattfunktionen för att deltagarna skulle kunna ställa frågor under pågående presentation utan att avbryta. En enkel emoji med hand räckte för att se att någon ville fråga. Men det blir svårt att göra det själv samtidigt som du driver mötet.
3. Öppna mötet en bra stund innan. Det möjliggör för den sociala tiden som normalt händer före ett möte vid kaffemaskinen eller där alla intar sina platser. Detta gör att det blir en mindre tröskel till att vara aktiv under mötet.
4. Sätt tydliga spelregler. Bestäm att alla är på länk, delas gruppen upp är det lätt att det blir små bikupor där de som är online inte är lika delaktiga som de som är fysiskt i rummet. Att ha alla på länk är det mer jämspelt där alla är med på samma villkor.
5. In- och utcheckning. Väldigt viktigt! Detta är ofta vanlig inledande punkt på agendan vid workshops men det blir än mer viktigare i den digitala workshopen. Incheckningen gör att alla direkt blir delaktiga i mötet. Utcheckningen blir en bra summering på hur det gått och vad gruppen ska ta med sig till nästa gång både innehållsmässigt men även vad gäller nästa möte.
6. Video och mute. Flera av deltagarna tyckte det blev bättre när alla hade video på, att det blev mer levande. Är det inte bekvämt för alla så växla lite så att alla vänjer sig. För att undvika kringljud rekommenderas ofta att alla ska stänga av sina mikrofoner, ha på mute. Men bieffekten blir tyvärr att det är lätt att zooma ut och tappa kontakten. Här behöver du arbeta med din egen teknik för att hitta en volym som gör att det inte stör men samtidigt behålla deltagarnas närvaro.
7. Ta raster precis som vanligt. Ta upprop efter varje rast istället för att alla ska logga in och ut ur mötet. Det gör även att alla får komma till tals igen. Men glöm inte att muta dig själv när du tar rast.
8. Din roll som moderator. I rollen som moderator behöver man kliva in och hålla ordning för att undvika sidospår och dela ut ordet så att alla kommer till tals. Tänk till innan, för i det digitala rummet ser du kan inte se vem som hoppar på stolen och vem som kan vara en bra startare i diskussioner som vid ett vanligt möte. Det gav sig när vi fått igång det första. Det är nu ännu mera viktigt att ställa kontrollfrågor om alla förstår och är med på innan ni går vidare.
9. Tänk på tonläget. Precis som deltagarna har du en begränsad tillgång till ditt kroppsspråk, var därför extra uppmärksam på hur du använder din röst med toner, tilltal och ord. Håll en hövlig ton och ett röstläge som bjuder in.

Så kort och gott. ”Med ganska enkla tips kan vi få det att funka väldigt bra!” Var Catrines samlade intryck från första digitala workshopen.

Share är ett av våra ledord, därför delar vi gärna med oss och hoppas att du får användning för tipsen ovan när du ställs i samma situation som Catrine.