Nycklar till framgång – för ett lyckat införande av robotar!

Robotar för automatisering av administrativa uppgifter utvecklas mycket snabbt. Med hjälp av RPA (Robotic Process Automation) automatiseras manuella, repetitiva arbetsuppgifter genom att spegla det arbete som människor utför idag.

En fördel med RPA är att mjukvaran (roboten) läggs på toppen av verksamhetens befintliga system, precis som en människa som arbetar med systemen. Roboten kan liknas vid att en ny digital medarbetare tar över arbetsuppgifterna.

Hur undviker man att det tar stopp?

De flesta RPA-verktyg är relativt enkla att införa men att fyllt ut lyckas med sitt automatiseringsprojekt är betydligt svårare. Trots positiv start och ett lyckat pilotprojekt tar det allt för ofta stopp. Entusiasmen svalnar, andra projekt prioriteras och roboten jobbar på kvartsfart till begränsad nytta. Vad hände? Hur kommer man vidare med att automatisera fler processer och vad behövs för att lyckas etablera RPA så att det blir hållbart över tid?

• Skapa medvetenhet om att etableringen av RPA är en resa, ett nytt sätt att arbeta och ett nytt sätt att tänka. Införandet av RPA är ingen quick fix. Det tar tid, betydligt längre tid än de veckor mjukleverantörerna brukar tala om. Sannolikt kommer det också behövas en hel del tålamod.
• De flesta RPA-verktyg och de första automatiserade processerna går förhållandevis snabbt att få på plats. För att komma vidare behövs en långsiktig målsättning och en plan för hur de nya ”digitala medarbetarna” ska integreras i organisationen samt vilka som ska leda och supportera dem.
• Det absolut viktigaste är att ledningen står bakom och tydligt kommunicerar målet och ambitionen med att automatisera genom RPA. Kostnadseffektivisering är ett vanligt mål men automatisering ger även många andra värdeskapande effekter. Konkretisera ambitionerna och använd dessa vid kommunikationen med verksamhet och medarbetare.
• Involvera och engagera IT-avdelningen. Det är ingen självklarhet att IT-avdelningen vet vad RPA är så tar er tid att förklara och diskutera. En nära och framåtriktad dialog är avgörande för att lyckas, så ta er tid att upprätta ett nära samarbete.
• Tala med verksamheten, lyssna in vilka utmaningar de har och beskriv hur RPA kan användas för att underlätta deras arbete. Förklara hur det fungerar och hur det kan bli ett mycket effektivt verktyg i verksamhetens arbete med processutveckling. Alla initiativ till automatisering bör komma från verksamheten, så fortsätt arbeta nära dem och ta tillsammans fram en lista över potentiella processer som skulle kunna automatiseras.
• Robotarna som ska utföra arbetet behöver utbildas och tas om hand. Arbeta fram en förvaltningsmodell som beskriver det arbetssätt och den organisation som ni behöver för utveckling genom RPA. Tydliggör roller och ansvar. Utbilda också medarbetarna i RPA-teamet; analytiker, utvecklare och RPA controllers så att de får en gemensam och stabil grund att bygga vidare på.
• Etablera en utvärderingsmodell. Att visa vilket värde automatiseringen givit och redovisa vad den frigjorda tiden används till är en viktig nyckel till fortsatt etablering av RPA som ett verktyg för effektivisering!

För de allra flesta tar det längre tid att komma igång än de fåtal veckor som ibland beskrivs. Den tid som investeras i är värdefull och avgörande för att nå framgång. Med en väl genomtänkt struktur och utformad arbetsmodell möjliggörs den fortsatta resan mot mer intelligent automatisering med verktyg som chatbots, machine learning och AI.

Erfarenheter från både lyckade och mindre lyckade implementeringar finns det gott av.  Det bästa rådet vi kan ge är att ta vara på de erfarenheterna och ta hjälp med att komma igång. Då kommer det gå betydligt snabbare och möjligheterna för en lyckad implementering ökar.

Automatisering genom RPA möjliggör ökad effektivitet vilket gör det extra värdefullt att komma med på resan. Många är igång men långt ifrån alla. Tillhör du dem som ser potentialen men inte riktigt har klart för dig vad RPA är eller fungerar? Ingen fara. Läs vår förra artikel ”Robotic Process Automation – automatisering med mjukvarurobotar – en snabbguide för dig som funderar på om tåget har gått” eller kontakta oss för ytterligare information.