Har ni kört igång och driftsatt en mjukvarurobot som utför en handfull arbetsmoment men därefter inte lyckats komma vidare? Då är ni långt ifrån ensamma. Bara ett fåtal verksamheter lyckas skala upp arbetet med att automatisera sin administration. Många RPA-verktyg sägs vara relativt enkla att införa men ändå fastnar många i de fallgropar som finns. Vad är då problemet och hur svårt kan det vara?
Få saker är svåra om man vet hur man ska göra. Många vänder sig till leverantören av mjukvaran för att komma igång, de kan tekniken men kan och förstår de er verksamhet? Pratar de samma språk som era administratörer, ekonomer eller lönehandläggare? Är det verkligen tekniken som är det svåra i ert förändringsarbete eller är det att få RPA att bli en del i er verksamhetsmodell, i ert utvecklingsarbete?
Tydliggör ambitionen och syftet
En vanlig orsak till att man inte lyckas komma vidare är att det saknas en förankrad plan för arbetet men framför allt så saknas ofta ett genomtänkt och uttalat syfte med automatiseringen. Finns det är det inte ovanligt att syftet är för ensidigt och därmed inte tar höjd för de möjligheter och utmaningar automatisering innebär.
Problematiskt blir det även när automatisering ses som ett IT- projekt. Tekniken är viktig men brukar nästan alltid lösa sig. Automatisering av administrativa processer behöver starta i verksamheten. Det är de som kan sina processer, vet var utmaningarna är och kan bedöma var automatisering skulle göra nytta.
Utforma er “operating model”
För att skala upp och komma vidare med automatiseringen behöver det bli tydligt vad som krävs, vilka delar som behöver komma på plats. För att lyckas behövs en modell som beskriver alla delarna, från hur processen från idé till robot i arbete ser ut till vem som har ansvar för utveckling, drift och underhåll av roboten. Men även hur samarbetet mellan systemleverantör, IT och processägare ska se ut och hur robotens arbete ska följas upp och mätas.
Ha god kännedom om era processer
En annan utmaning för många är att hitta fler lämpliga processer att automatisera. Inledningsvis brukar det gå bra men om kunskap och vana av att arbeta med processutveckling och förbättringsarbete saknas riskerar det snart att ta stopp. Arbetet underlättas betydligt om det finns kunskap om vad som ska göras och hur det göras (d.v.s. kartlagda processer) samt kännedom om hur mycket tid specifika uppgifter tar att göra och hur ofta de utförs. God kännedom om processerna, arbetssätt och återkommande utmaningar är en bra vägvisare för att hitta möjligheter till automatisering.
Ta hjälp för att komma vidare
Så tillbaka till frågan, hur svårt kan det vara? Hur svårt som helst om man saknar en plan och en modell för arbetet samt lägger allt fokus på tekniken. Betydligt enklare och snabbare går det om man tar sig lite tid att fastställa syfte, diskutera operativmodell och upprätta en plan parallellt som man smyger igång med automatisering av några riktigt tråkiga arbetsmoment. Tar ni dessutom hjälp av någon som har erfarenheter av automatisering och god förståelse för er verksamhet har ni snart kommit loss och fått upp farten.
Vi på ShareNode stöttar er gärna. I våra nätverk träffas vi för att lära och inspireras inom särskilda områden, Läs om vårt unika RPA nätverk här >>
Vill du läsa mer om RPA? Ladda ner vår kostnadsfria guide som du hittar här på sidan.
Du är alltid välkommen att höra av dig för att diskutera er situation eller för ett första möte.
Automatisering genom RPA möjliggör ökad effektivitet vilket gör det extra värdefullt att komma med på resan. Många är igång men långt ifrån alla. Tillhör du dem som ser potentialen men inte riktigt har klart för dig vad RPA är eller fungerar? Ingen fara. Läs vår förra artikel ”Robotic Process Automation – automatisering med mjukvarurobotar – en snabbguide för dig som funderar på om tåget har gått” eller kontakta oss för ytterligare information. Kontakta >>
Vill du vara säker på att få mer inspiration från oss? Följ oss på LinkedIn
