emelie.eduard@sharenode.se

Ett av svaren heter anpassning. Vi behöver våga testa nya vägar och ta till de digitala hjälpmedel som finns och som vi kanske inte förrän nu har testat fullt ut.

Så med detta kom tiden när vi behöver kliva ur våra rutiner och börja göra saker på ett nytt sätt.

”Det gick ju så bra!”

I veckan hade vår managementkonsult Catrine Backman en heldagsworkshop inplanerad sedan en tid tillbaka. Mötet var viktigt och alla deltagare var friska men uppmanats att jobba hemma. Efter en del huvudbry så bestämde sig Catrine för att testa och göra sitt yttersta för att få till workshopen. Efter några sökningar på internet hade Catrine fått mycket inspiration och skapat sig en idé på upplägg för att känna sig trygg och förbered nog att köra. För att du ska slippa göra samma sökningar har vi sammanfattat Catrines tips i punkterna nedan.

1. Förbered dig väl. Gör en plan för upplägget och vad du önskar få ut av mötet. Testa gärna tekniken innan mötet och förbered dig på vilka deltagare du har i det digitala rummet. Catrine ritade upp alla deltagare som om de suttit vid bordet för att lättare få en överblick över deltagarna och under dagen kunna ”se” deras aktivitet och fördela.
2. Tydliggör roller och ta hjälp. Inled mötet med att tydliggöra roller och förväntningar. Är du moderator och presentatör så ta stöd av ytterligare en person som kan hantera chattfunktionen. Catrine använde chattfunktionen för att deltagarna skulle kunna ställa frågor under pågående presentation utan att avbryta. En enkel emoji med hand räckte för att se att någon ville fråga. Men det blir svårt att göra det själv samtidigt som du driver mötet.
3. Öppna mötet en bra stund innan. Det möjliggör för den sociala tiden som normalt händer före ett möte vid kaffemaskinen eller där alla intar sina platser. Detta gör att det blir en mindre tröskel till att vara aktiv under mötet.
4. Sätt tydliga spelregler. Bestäm att alla är på länk, delas gruppen upp är det lätt att det blir små bikupor där de som är online inte är lika delaktiga som de som är fysiskt i rummet. Att ha alla på länk är det mer jämspelt där alla är med på samma villkor.
5. In- och utcheckning. Väldigt viktigt! Detta är ofta vanlig inledande punkt på agendan vid workshops men det blir än mer viktigare i den digitala workshopen. Incheckningen gör att alla direkt blir delaktiga i mötet. Utcheckningen blir en bra summering på hur det gått och vad gruppen ska ta med sig till nästa gång både innehållsmässigt men även vad gäller nästa möte.
6. Video och mute. Flera av deltagarna tyckte det blev bättre när alla hade video på, att det blev mer levande. Är det inte bekvämt för alla så växla lite så att alla vänjer sig. För att undvika kringljud rekommenderas ofta att alla ska stänga av sina mikrofoner, ha på mute. Men bieffekten blir tyvärr att det är lätt att zooma ut och tappa kontakten. Här behöver du arbeta med din egen teknik för att hitta en volym som gör att det inte stör men samtidigt behålla deltagarnas närvaro.
7. Ta raster precis som vanligt. Ta upprop efter varje rast istället för att alla ska logga in och ut ur mötet. Det gör även att alla får komma till tals igen. Men glöm inte att muta dig själv när du tar rast.
8. Din roll som moderator. I rollen som moderator behöver man kliva in och hålla ordning för att undvika sidospår och dela ut ordet så att alla kommer till tals. Tänk till innan, för i det digitala rummet ser du kan inte se vem som hoppar på stolen och vem som kan vara en bra startare i diskussioner som vid ett vanligt möte. Det gav sig när vi fått igång det första. Det är nu ännu mera viktigt att ställa kontrollfrågor om alla förstår och är med på innan ni går vidare.
9. Tänk på tonläget. Precis som deltagarna har du en begränsad tillgång till ditt kroppsspråk, var därför extra uppmärksam på hur du använder din röst med toner, tilltal och ord. Håll en hövlig ton och ett röstläge som bjuder in.

Så kort och gott. ”Med ganska enkla tips kan vi få det att funka väldigt bra!” Var Catrines samlade intryck från första digitala workshopen.

Share är ett av våra ledord, därför delar vi gärna med oss och hoppas att du får användning för tipsen ovan när du ställs i samma situation som Catrine.

Ni startat ett nytt nätverk i ShareNodes namn. Ett nätverk för Lönechefer. Berätta mer.

– I mars startade vi vårt första nätverk för Lönechefer och vilken fantastisk start vi fick. Många deltagare hade saknat ett nätverk som tog upp deras problematik där de befinner sig. Det blev en fulltecknad dag med många nya bekantskaper.

Var det något särskilt som ni kunde se stack ut?

Gruppen konstaterade att de nätverk som finns på marknaden är inom HR området vilka ofta är systeminriktade och enbart tar upp specifika sakfrågor inom lön. Dagens träff berörde främst ämnet digitalisering inom löneområdet utifrån trendspaning och hur lönefunktionen och dess roller kommer att påverkas i framtidens digitaliseringstrend.

Vilka frågor kom upp?

Vi står inför den fjärde industriella revolutionen, digitalisering. Innebär digitaliseringen att kompetenskraven på lönerollen förändras? Hur ser dagens utbildningsprogram ut? Hur påverkar verksamhetsutveckling och ledarskap där olika generationer och mognadsgrad i färdigheter och förmågor möts? Hur möjliggör organisationerna innovation och nytänk? Dessa frågeställningar var några av alla frågor som kom upp på bordet och som vi kunde samtala kring. En del fick svar andra insiktsfulla spaningar. Men väldigt givande samtal som ledde fram till lösningar.

Vid dagens slut hade gruppen tagit sig från att vara främlingar till att vara innovativa utvecklare. Dels genom uppgifter under dagen men även i en digital grupp där de mellan träffarna kan fortsätta att stötta varandra.

Nu efter att första träffen blev så bra måste det kännas lugnt, eller?

– Vi fick verkligen en bra start, vi visste att det fanns ett utrymme att fylla för denna grupp. Så arbetar vi med våra nätverk överlag. Vi omvärldsbevakar och arbetar nära verksamheterna för att förstå dagens och morgondagens utmaningar. Men vi kan inte luta oss tillbaka, vi behöver hela tiden vara med och spana inför nästa och nästa. Det kan gå fort när förändringar sker.

Här listar vi fyra vanligt förekommande hinder men också möjliga vägar att ta sig förbi dem.

Uttalad ambition och mål med automatisering saknas. Allt för sällan finns ett genomtänkt och uttalat syfte med automatiseringen. När det finns är det ofta ensidigt, exempelvis kostnadsbesparingar, vilket kan vara ett bra mål men värdet av och syftet med automatisering bör vara betydligt bredare.
Diskutera, definiera och fastställ varför ni vill automatisera och se till att er ambition och era mål ligger i linje med verksamhetens strategi.

Avsaknad av modell för arbetet. Automatisering medför ett behov av att utforma en driftsmodell, en operating model, där alla delar som behöver finnas på plats för att det ska fungera finns med och är beskrivna. Frågor som behöver besvaras är till exempel vem är ansvarig för RPA arbetet? Hur ska automatiseringsprocesssen se ut? Hur ska utvecklingsarbetet organiseras? Vilka är kriterierna för att ett arbetsmoment ska automatiseras? Vilken kompetens behövs? Hur ska arbetet och effekten följas upp? Hur ser gränssnittet mellan RPA teamet och verksamheten ut? Utan en driftsmodell, en karta för arbetet blir det svårt att hålla fokus och upprätthålla arbetet. Planera förvaltning och utforma er driftsmodell.

Andra nya projekt och initiativ får högre prioritet. Om fokus flyttas från RPA arbetet och projektresurserna får andra uppgifter riskerar arbetet att avstanna och projektet att svalna. De redan etablerade digitala medarbetarna behöver kontinuerlig översyn och underhåll för att fungera och ge önskad nytta. För att undvika denna situation behöver er uttalade ambition med automatiseringen och ert behov av resurser få ledningens stöd.

Verksamheterna hittar inga fler arbetsmoment att automatisera. Förutsättningarna att identifiera ytterligare automatisering underlättas betydligt om det finns kartlagda processer och överenskomna arbetssätt. Finns det dessutom kunskap om hur ofta arbetsuppgifterna utförs förbättras möjligheterna ytterligare. Ju bättre ni känner era processer, arbetssätt och tidsåtgången för utförande, desto bättre kommer arbetet med automatiseringen att gå. Sträva efter ett strukturerat arbetssätt genom att identifiera automatiseringsmöjligheterna process för process.

Vill du läsa mer om RPA? Ladda ner vår kostnadsfria guide som du hittar här på sidan.

Att göra ett bra avslut för medarbetare som väljer att gå vidare är därför minst lika viktigt som att introducera nya medarbetare. Inom både fasta tjänster och interim finns stora vinster på att prioritera en bra och genomtänkt offboardingprocess. Vi har listat några viktiga punkter att ha med under denna tid.

Kommunicera – transparent

Sätt er snabbt ned och prata igenom praktiska frågor rörande uppsägningen, exempelvis uppsägningstid, sista arbetsdag, hur man får arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg. Kommunicera sedan ut enhetligt och strategiskt till organisationen för att undvika ryktesspridning. Det är ofta bättre att ge informationen att det har skett en uppsägning än att inte kommunicera något alls.

Lös arbetsuppgifter och ansvarsområden

Involvera medarbetaren i att planera en god överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare. Att hinna få en permanent ersättare kan ta dit, lös hellre ersättningen med en interim så den anställde känner sig trygg att hens arbetsuppgifter blir gjorda än att försöka fördela dem på redan befintlig personal.

Avslutningssamtal – Exitsamtal

Låt den anställde få summera tiden som anställd i organisationen. Är det något ni som arbetsgivare bör tänka på, ta med er till nästa anställda? Ibland kan det vara lättare för arbetstagaren att ta detta samtal med någon annan i organisationen än närmaste chef.

Digitalt avslut

Att ha en väl fungerande offboarding process ger ofta arbetsgivaren ekonomiska fördelar, exempelvis genom att komma ihåg att säga upp telefonabonnemang, försäkring eller andra förmåner i tid så inga onödiga kostnader tas. För säkerheten är det viktigt med en strukturerad offboarding som exempelvis ta bort den anställdes tillgång till kundregister, intranät, larmbricka eller annan typ av företagsspecifik information.

Gör ett bra avslut genom avtackning

En medarbetade som, oavsett anledning, väljer att lämna sin arbetsgivare bidrar till arbetsgivarvarumärket. Hur man väljer att avsluta en anställning från arbetsgivarens sida präglar den uppfattning personen bär med sig. Med en avtackning tillsammans med kollegor ges möjlighet till summering för de som arbetar kvar så de kan blicka framåt. En arbetstagare som lämnar med en positiv bild kommer alltid att förbli en god ambassadör för arbetsgivaren vem vet vad som händer i framtiden, kanske kommer ni ses igen och arbeta tillsammans?

Har ni varit tydliga och ärliga under rekryteringsprocessen vet medarbetaren vad som förväntas och vad hen kliver in i. Har ni inte varit det är det nu luftslottet börjar spricka. Läs mer om en hållbar rekryteringsprocess i vårt inlägg här >>.

Visa er företagskultur från start

Vad står ert företag för och vilken kultur vill ni introducera? Om ni exempelvis vill vara inkluderande i er kultur, utse en fikamentor som under den första tiden tar med den nyanställda på fikarasterna.

Hur jobbar ni med hållbarhet? Hjälp er nya medarbetare att göra rätt från start, utse en hållbarhetsmentor som visar hur och vad som återvinns. Vilka rutiner gäller hos er?

Har ni likt många anammat Anders Hansens friskvårdstänk? Se till att det implementeras från start. Kanske finns det en friskvårdsambassadör som ska notifieras om att en nyanställd är på väg in.

Före

Teknik och IT
Inloggning, telefon, passerkort, kan ha viss leveranstid så förbeställ i god tid så att det finns på plats när hen börjar.

Skicka över ett introduktionsschema
Någon dag innan anställningen börjar, skicka över ett introduktionsschema där ni har bokat upp hen på möten med olika nyckelpersoner i er organisation. Har ni ett aktivt intranät där ni välkomnar medarbetare med foto första dagen? Ta med det, få vill överraskas av en fotosession.

Boka in social tid
Boka in luncher och kanske fikastunder med viktiga nyckelpersoner i organisationen så att hen snabbt kan komma in i sitt uppdrag.

Där det händer
Ställ iordning arbetsplatsen. Det ska finnas plats för din nya medarbetare från dag ett. Ställ fram en blomma eller lämplig present. Vad har ni för profilprodukter? Finns det olika klubbar på företaget? Konstklubb, badminton, bokklubb som kan välkomna eller introducera den nya medarbetaren.

På dagen D

First impression lasts – Välkomna och presentera
Välkomna den nyanställda när den anländer till arbetsplatsen, möt upp i entrén och starta dagen med en kaffekopp, en genomgång av introduktionsschemat, dagen och de närmaste veckorna.

Husesyn
Gå en runda i lokalerna, hälsa på nya medarbetare, visa var kontorsmaterial finns och toaletter. Glöm inte visa utrymningsvägar.

Avslut
Var tydlig med dina förväntningar på första dagen och när dagen är slut. Ta gärna ett avslutade samtal om hur första dagen har känts och vilka tider som är viktiga kommande dagarna.

Uppföljning

Boka in en avstämning med er nyanställda längre fram i tiden, hur upplevde personen första dagen, veckan, månaden? Hur tyckte personen att onboardingprocessen fungerade? Har organisationen mött upp till förväntningarna?  Om ni inte har alla delar på plats är detta ett ypperligt tillfälle fånga upp vilka förväntningar som fanns och skapa till nästa gång. Den nyanställda är en enorm tillgång för att tala om för er hur ni uppfattas.

Varför valde du att arbeta med oss på ShareNode?

– Jag hade tidigare erfarenhet av att samarbeta med Anna Chibba bland annat genom nätverken och visste att ShareNode kunde erbjuda interimstjänster, så jag hörde av mig till Anna.

Det blev en kortare mejlväxling och sedan hade Anna en kandidat redo för presentation.

– Det gick snabbt, efter mindre än en vecka fick vi en kandidat presenterad som mer än överträffade våra förväntningar. För mig visar det på att vara lyhörd och att ha förståelse för vårt behov, vart vi befann oss och vilka utmaningar vi hade framför oss.

För att kunna presentera rätt kandidat snabbt krävs att vi på ShareNode har god förståelse för vår kund att vi känner till deras behov och vilka förväntningar de har på interimstillsättningen.

Det lägger grund för ett gott samarbete. Vårt uppdrag är att få dig i din roll att lyckas.

Var det något du som kund märkte av i din kontakt med ShareNode?

– Det uppskattade jag verkligen med ShareNode, vi hade en öppen, transparent och tydlig dialog genom hela processen. Det spar tid och kraft för mig.

Är det något som du tycker särskiljer oss gentemot andra leverantörskontakter du har inom interimsområdet?

– Lyhördheten och förmågan att förstå våra behov.

Hur gick det med den kandidat du fick presenterad?

– Mycket bra, vi är supernöjda!

Tack till Jenny och Nordic Entertaiment Group för förtroendet och fint samarbete.