Nyheter

Ett av svaren heter anpassning. Vi behöver våga testa nya vägar och ta till de digitala hjälpmedel som finns och som vi kanske inte förrän nu har testat fullt ut.

Så med detta kom tiden när vi behöver kliva ur våra rutiner och börja göra saker på ett nytt sätt.

”Det gick ju så bra!”

I veckan hade vår managementkonsult Catrine Backman en heldagsworkshop inplanerad sedan en tid tillbaka. Mötet var viktigt och alla deltagare var friska men uppmanats att jobba hemma. Efter en del huvudbry så bestämde sig Catrine för att testa och göra sitt yttersta för att få till workshopen. Efter några sökningar på internet hade Catrine fått mycket inspiration och skapat sig en idé på upplägg för att känna sig trygg och förbered nog att köra. För att du ska slippa göra samma sökningar har vi sammanfattat Catrines tips i punkterna nedan.

1. Förbered dig väl. Gör en plan för upplägget och vad du önskar få ut av mötet. Testa gärna tekniken innan mötet och förbered dig på vilka deltagare du har i det digitala rummet. Catrine ritade upp alla deltagare som om de suttit vid bordet för att lättare få en överblick över deltagarna och under dagen kunna ”se” deras aktivitet och fördela.
2. Tydliggör roller och ta hjälp. Inled mötet med att tydliggöra roller och förväntningar. Är du moderator och presentatör så ta stöd av ytterligare en person som kan hantera chattfunktionen. Catrine använde chattfunktionen för att deltagarna skulle kunna ställa frågor under pågående presentation utan att avbryta. En enkel emoji med hand räckte för att se att någon ville fråga. Men det blir svårt att göra det själv samtidigt som du driver mötet.
3. Öppna mötet en bra stund innan. Det möjliggör för den sociala tiden som normalt händer före ett möte vid kaffemaskinen eller där alla intar sina platser. Detta gör att det blir en mindre tröskel till att vara aktiv under mötet.
4. Sätt tydliga spelregler. Bestäm att alla är på länk, delas gruppen upp är det lätt att det blir små bikupor där de som är online inte är lika delaktiga som de som är fysiskt i rummet. Att ha alla på länk är det mer jämspelt där alla är med på samma villkor.
5. In- och utcheckning. Väldigt viktigt! Detta är ofta vanlig inledande punkt på agendan vid workshops men det blir än mer viktigare i den digitala workshopen. Incheckningen gör att alla direkt blir delaktiga i mötet. Utcheckningen blir en bra summering på hur det gått och vad gruppen ska ta med sig till nästa gång både innehållsmässigt men även vad gäller nästa möte.
6. Video och mute. Flera av deltagarna tyckte det blev bättre när alla hade video på, att det blev mer levande. Är det inte bekvämt för alla så växla lite så att alla vänjer sig. För att undvika kringljud rekommenderas ofta att alla ska stänga av sina mikrofoner, ha på mute. Men bieffekten blir tyvärr att det är lätt att zooma ut och tappa kontakten. Här behöver du arbeta med din egen teknik för att hitta en volym som gör att det inte stör men samtidigt behålla deltagarnas närvaro.
7. Ta raster precis som vanligt. Ta upprop efter varje rast istället för att alla ska logga in och ut ur mötet. Det gör även att alla får komma till tals igen. Men glöm inte att muta dig själv när du tar rast.
8. Din roll som moderator. I rollen som moderator behöver man kliva in och hålla ordning för att undvika sidospår och dela ut ordet så att alla kommer till tals. Tänk till innan, för i det digitala rummet ser du kan inte se vem som hoppar på stolen och vem som kan vara en bra startare i diskussioner som vid ett vanligt möte. Det gav sig när vi fått igång det första. Det är nu ännu mera viktigt att ställa kontrollfrågor om alla förstår och är med på innan ni går vidare.
9. Tänk på tonläget. Precis som deltagarna har du en begränsad tillgång till ditt kroppsspråk, var därför extra uppmärksam på hur du använder din röst med toner, tilltal och ord. Håll en hövlig ton och ett röstläge som bjuder in.

Så kort och gott. ”Med ganska enkla tips kan vi få det att funka väldigt bra!” Var Catrines samlade intryck från första digitala workshopen.

Share är ett av våra ledord, därför delar vi gärna med oss och hoppas att du får användning för tipsen ovan när du ställs i samma situation som Catrine.

Ni startat ett nytt nätverk i ShareNodes namn. Ett nätverk för Lönechefer. Berätta mer.

– I mars startade vi vårt första nätverk för Lönechefer och vilken fantastisk start vi fick. Många deltagare hade saknat ett nätverk som tog upp deras problematik där de befinner sig. Det blev en fulltecknad dag med många nya bekantskaper.

Var det något särskilt som ni kunde se stack ut?

Gruppen konstaterade att de nätverk som finns på marknaden är inom HR området vilka ofta är systeminriktade och enbart tar upp specifika sakfrågor inom lön. Dagens träff berörde främst ämnet digitalisering inom löneområdet utifrån trendspaning och hur lönefunktionen och dess roller kommer att påverkas i framtidens digitaliseringstrend.

Vilka frågor kom upp?

Vi står inför den fjärde industriella revolutionen, digitalisering. Innebär digitaliseringen att kompetenskraven på lönerollen förändras? Hur ser dagens utbildningsprogram ut? Hur påverkar verksamhetsutveckling och ledarskap där olika generationer och mognadsgrad i färdigheter och förmågor möts? Hur möjliggör organisationerna innovation och nytänk? Dessa frågeställningar var några av alla frågor som kom upp på bordet och som vi kunde samtala kring. En del fick svar andra insiktsfulla spaningar. Men väldigt givande samtal som ledde fram till lösningar.

Vid dagens slut hade gruppen tagit sig från att vara främlingar till att vara innovativa utvecklare. Dels genom uppgifter under dagen men även i en digital grupp där de mellan träffarna kan fortsätta att stötta varandra.

Nu efter att första träffen blev så bra måste det kännas lugnt, eller?

– Vi fick verkligen en bra start, vi visste att det fanns ett utrymme att fylla för denna grupp. Så arbetar vi med våra nätverk överlag. Vi omvärldsbevakar och arbetar nära verksamheterna för att förstå dagens och morgondagens utmaningar. Men vi kan inte luta oss tillbaka, vi behöver hela tiden vara med och spana inför nästa och nästa. Det kan gå fort när förändringar sker.

Här listar vi fyra vanligt förekommande hinder men också möjliga vägar att ta sig förbi dem.

Uttalad ambition och mål med automatisering saknas. Allt för sällan finns ett genomtänkt och uttalat syfte med automatiseringen. När det finns är det ofta ensidigt, exempelvis kostnadsbesparingar, vilket kan vara ett bra mål men värdet av och syftet med automatisering bör vara betydligt bredare.
Diskutera, definiera och fastställ varför ni vill automatisera och se till att er ambition och era mål ligger i linje med verksamhetens strategi.

Avsaknad av modell för arbetet. Automatisering medför ett behov av att utforma en driftsmodell, en operating model, där alla delar som behöver finnas på plats för att det ska fungera finns med och är beskrivna. Frågor som behöver besvaras är till exempel vem är ansvarig för RPA arbetet? Hur ska automatiseringsprocesssen se ut? Hur ska utvecklingsarbetet organiseras? Vilka är kriterierna för att ett arbetsmoment ska automatiseras? Vilken kompetens behövs? Hur ska arbetet och effekten följas upp? Hur ser gränssnittet mellan RPA teamet och verksamheten ut? Utan en driftsmodell, en karta för arbetet blir det svårt att hålla fokus och upprätthålla arbetet. Planera förvaltning och utforma er driftsmodell.

Andra nya projekt och initiativ får högre prioritet. Om fokus flyttas från RPA arbetet och projektresurserna får andra uppgifter riskerar arbetet att avstanna och projektet att svalna. De redan etablerade digitala medarbetarna behöver kontinuerlig översyn och underhåll för att fungera och ge önskad nytta. För att undvika denna situation behöver er uttalade ambition med automatiseringen och ert behov av resurser få ledningens stöd.

Verksamheterna hittar inga fler arbetsmoment att automatisera. Förutsättningarna att identifiera ytterligare automatisering underlättas betydligt om det finns kartlagda processer och överenskomna arbetssätt. Finns det dessutom kunskap om hur ofta arbetsuppgifterna utförs förbättras möjligheterna ytterligare. Ju bättre ni känner era processer, arbetssätt och tidsåtgången för utförande, desto bättre kommer arbetet med automatiseringen att gå. Sträva efter ett strukturerat arbetssätt genom att identifiera automatiseringsmöjligheterna process för process.

Vill du läsa mer om RPA? Ladda ner vår kostnadsfria guide som du hittar här på sidan.

Att göra ett bra avslut för medarbetare som väljer att gå vidare är därför minst lika viktigt som att introducera nya medarbetare. Inom både fasta tjänster och interim finns stora vinster på att prioritera en bra och genomtänkt offboardingprocess. Vi har listat några viktiga punkter att ha med under denna tid.

Kommunicera – transparent

Sätt er snabbt ned och prata igenom praktiska frågor rörande uppsägningen, exempelvis uppsägningstid, sista arbetsdag, hur man får arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg. Kommunicera sedan ut enhetligt och strategiskt till organisationen för att undvika ryktesspridning. Det är ofta bättre att ge informationen att det har skett en uppsägning än att inte kommunicera något alls.

Lös arbetsuppgifter och ansvarsområden

Involvera medarbetaren i att planera en god överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare. Att hinna få en permanent ersättare kan ta dit, lös hellre ersättningen med en interim så den anställde känner sig trygg att hens arbetsuppgifter blir gjorda än att försöka fördela dem på redan befintlig personal.

Avslutningssamtal – Exitsamtal

Låt den anställde få summera tiden som anställd i organisationen. Är det något ni som arbetsgivare bör tänka på, ta med er till nästa anställda? Ibland kan det vara lättare för arbetstagaren att ta detta samtal med någon annan i organisationen än närmaste chef.

Digitalt avslut

Att ha en väl fungerande offboarding process ger ofta arbetsgivaren ekonomiska fördelar, exempelvis genom att komma ihåg att säga upp telefonabonnemang, försäkring eller andra förmåner i tid så inga onödiga kostnader tas. För säkerheten är det viktigt med en strukturerad offboarding som exempelvis ta bort den anställdes tillgång till kundregister, intranät, larmbricka eller annan typ av företagsspecifik information.

Gör ett bra avslut genom avtackning

En medarbetade som, oavsett anledning, väljer att lämna sin arbetsgivare bidrar till arbetsgivarvarumärket. Hur man väljer att avsluta en anställning från arbetsgivarens sida präglar den uppfattning personen bär med sig. Med en avtackning tillsammans med kollegor ges möjlighet till summering för de som arbetar kvar så de kan blicka framåt. En arbetstagare som lämnar med en positiv bild kommer alltid att förbli en god ambassadör för arbetsgivaren vem vet vad som händer i framtiden, kanske kommer ni ses igen och arbeta tillsammans?

Har ni varit tydliga och ärliga under rekryteringsprocessen vet medarbetaren vad som förväntas och vad hen kliver in i. Har ni inte varit det är det nu luftslottet börjar spricka. Läs mer om en hållbar rekryteringsprocess i vårt inlägg här >>.

Visa er företagskultur från start

Vad står ert företag för och vilken kultur vill ni introducera? Om ni exempelvis vill vara inkluderande i er kultur, utse en fikamentor som under den första tiden tar med den nyanställda på fikarasterna.

Hur jobbar ni med hållbarhet? Hjälp er nya medarbetare att göra rätt från start, utse en hållbarhetsmentor som visar hur och vad som återvinns. Vilka rutiner gäller hos er?

Har ni likt många anammat Anders Hansens friskvårdstänk? Se till att det implementeras från start. Kanske finns det en friskvårdsambassadör som ska notifieras om att en nyanställd är på väg in.

Före

Teknik och IT
Inloggning, telefon, passerkort, kan ha viss leveranstid så förbeställ i god tid så att det finns på plats när hen börjar.

Skicka över ett introduktionsschema
Någon dag innan anställningen börjar, skicka över ett introduktionsschema där ni har bokat upp hen på möten med olika nyckelpersoner i er organisation. Har ni ett aktivt intranät där ni välkomnar medarbetare med foto första dagen? Ta med det, få vill överraskas av en fotosession.

Boka in social tid
Boka in luncher och kanske fikastunder med viktiga nyckelpersoner i organisationen så att hen snabbt kan komma in i sitt uppdrag.

Där det händer
Ställ iordning arbetsplatsen. Det ska finnas plats för din nya medarbetare från dag ett. Ställ fram en blomma eller lämplig present. Vad har ni för profilprodukter? Finns det olika klubbar på företaget? Konstklubb, badminton, bokklubb som kan välkomna eller introducera den nya medarbetaren.

På dagen D

First impression lasts – Välkomna och presentera
Välkomna den nyanställda när den anländer till arbetsplatsen, möt upp i entrén och starta dagen med en kaffekopp, en genomgång av introduktionsschemat, dagen och de närmaste veckorna.

Husesyn
Gå en runda i lokalerna, hälsa på nya medarbetare, visa var kontorsmaterial finns och toaletter. Glöm inte visa utrymningsvägar.

Avslut
Var tydlig med dina förväntningar på första dagen och när dagen är slut. Ta gärna ett avslutade samtal om hur första dagen har känts och vilka tider som är viktiga kommande dagarna.

Uppföljning

Boka in en avstämning med er nyanställda längre fram i tiden, hur upplevde personen första dagen, veckan, månaden? Hur tyckte personen att onboardingprocessen fungerade? Har organisationen mött upp till förväntningarna?  Om ni inte har alla delar på plats är detta ett ypperligt tillfälle fånga upp vilka förväntningar som fanns och skapa till nästa gång. Den nyanställda är en enorm tillgång för att tala om för er hur ni uppfattas.

Varför valde du att arbeta med oss på ShareNode?

– Jag hade tidigare erfarenhet av att samarbeta med Anna Chibba bland annat genom nätverken och visste att ShareNode kunde erbjuda interimstjänster, så jag hörde av mig till Anna.

Det blev en kortare mejlväxling och sedan hade Anna en kandidat redo för presentation.

– Det gick snabbt, efter mindre än en vecka fick vi en kandidat presenterad som mer än överträffade våra förväntningar. För mig visar det på att vara lyhörd och att ha förståelse för vårt behov, vart vi befann oss och vilka utmaningar vi hade framför oss.

För att kunna presentera rätt kandidat snabbt krävs att vi på ShareNode har god förståelse för vår kund att vi känner till deras behov och vilka förväntningar de har på interimstillsättningen.

Det lägger grund för ett gott samarbete. Vårt uppdrag är att få dig i din roll att lyckas.

Var det något du som kund märkte av i din kontakt med ShareNode?

– Det uppskattade jag verkligen med ShareNode, vi hade en öppen, transparent och tydlig dialog genom hela processen. Det spar tid och kraft för mig.

Är det något som du tycker särskiljer oss gentemot andra leverantörskontakter du har inom interimsområdet?

– Lyhördheten och förmågan att förstå våra behov.

Hur gick det med den kandidat du fick presenterad?

– Mycket bra, vi är supernöjda!

Tack till Jenny och Nordic Entertaiment Group för förtroendet och fint samarbete.

Robotar för automatisering av administrativa uppgifter utvecklas mycket snabbt. Med hjälp av RPA (Robotic Process Automation) automatiseras manuella, repetitiva arbetsuppgifter genom att spegla det arbete som människor utför idag.

En fördel med RPA är att mjukvaran (roboten) läggs på toppen av verksamhetens befintliga system, precis som en människa som arbetar med systemen. Roboten kan liknas vid att en ny digital medarbetare tar över arbetsuppgifterna.

Hur undviker man att det tar stopp?

De flesta RPA-verktyg är relativt enkla att införa men att fyllt ut lyckas med sitt automatiseringsprojekt är betydligt svårare. Trots positiv start och ett lyckat pilotprojekt tar det allt för ofta stopp. Entusiasmen svalnar, andra projekt prioriteras och roboten jobbar på kvartsfart till begränsad nytta. Vad hände? Hur kommer man vidare med att automatisera fler processer och vad behövs för att lyckas etablera RPA så att det blir hållbart över tid?

• Skapa medvetenhet om att etableringen av RPA är en resa, ett nytt sätt att arbeta och ett nytt sätt att tänka. Införandet av RPA är ingen quick fix. Det tar tid, betydligt längre tid än de veckor mjukleverantörerna brukar tala om. Sannolikt kommer det också behövas en hel del tålamod.
• De flesta RPA-verktyg och de första automatiserade processerna går förhållandevis snabbt att få på plats. För att komma vidare behövs en långsiktig målsättning och en plan för hur de nya ”digitala medarbetarna” ska integreras i organisationen samt vilka som ska leda och supportera dem.
• Det absolut viktigaste är att ledningen står bakom och tydligt kommunicerar målet och ambitionen med att automatisera genom RPA. Kostnadseffektivisering är ett vanligt mål men automatisering ger även många andra värdeskapande effekter. Konkretisera ambitionerna och använd dessa vid kommunikationen med verksamhet och medarbetare.
• Involvera och engagera IT-avdelningen. Det är ingen självklarhet att IT-avdelningen vet vad RPA är så tar er tid att förklara och diskutera. En nära och framåtriktad dialog är avgörande för att lyckas, så ta er tid att upprätta ett nära samarbete.
• Tala med verksamheten, lyssna in vilka utmaningar de har och beskriv hur RPA kan användas för att underlätta deras arbete. Förklara hur det fungerar och hur det kan bli ett mycket effektivt verktyg i verksamhetens arbete med processutveckling. Alla initiativ till automatisering bör komma från verksamheten, så fortsätt arbeta nära dem och ta tillsammans fram en lista över potentiella processer som skulle kunna automatiseras.
• Robotarna som ska utföra arbetet behöver utbildas och tas om hand. Arbeta fram en förvaltningsmodell som beskriver det arbetssätt och den organisation som ni behöver för utveckling genom RPA. Tydliggör roller och ansvar. Utbilda också medarbetarna i RPA-teamet; analytiker, utvecklare och RPA controllers så att de får en gemensam och stabil grund att bygga vidare på.
• Etablera en utvärderingsmodell. Att visa vilket värde automatiseringen givit och redovisa vad den frigjorda tiden används till är en viktig nyckel till fortsatt etablering av RPA som ett verktyg för effektivisering!

För de allra flesta tar det längre tid att komma igång än de fåtal veckor som ibland beskrivs. Den tid som investeras i är värdefull och avgörande för att nå framgång. Med en väl genomtänkt struktur och utformad arbetsmodell möjliggörs den fortsatta resan mot mer intelligent automatisering med verktyg som chatbots, machine learning och AI.

Erfarenheter från både lyckade och mindre lyckade implementeringar finns det gott av.  Det bästa rådet vi kan ge är att ta vara på de erfarenheterna och ta hjälp med att komma igång. Då kommer det gå betydligt snabbare och möjligheterna för en lyckad implementering ökar.

Automatisering genom RPA möjliggör ökad effektivitet vilket gör det extra värdefullt att komma med på resan. Många är igång men långt ifrån alla. Tillhör du dem som ser potentialen men inte riktigt har klart för dig vad RPA är eller fungerar? Ingen fara. Läs vår förra artikel ”Robotic Process Automation – automatisering med mjukvarurobotar – en snabbguide för dig som funderar på om tåget har gått” eller kontakta oss för ytterligare information.

Sharing is Caring

På ShareNode tror vi starkt på värdet av att dela med sig av kunskap och lärdomar. Vi tror på det så starkt att Share är ett av våra värdeord. Våra nätverk handlar mycket om att dela med sig av sina erfarenheter.

Behovet av att nätverka är större än någonsin

Den pågående digitaliseringen kommer att ha en stor påverkan på de flesta affärsstödsfunktioner. Nya tekniker och lösningar utvecklas och implementeras i snabb takt vilket innebär att både lösningarna och best practice växer fram successivt. Software Robotics är en av megatrenderna just nu där digital arbetskraft förändrar arbetsprocesser och behovet av kompetens. Förändringstakten är hög och det kan vara svårt att hänga med och sätta sig in i möjligheterna. Att investera tid i att dela erfarenheter med andra i liknande roll är ett effektivt sätt hänga med i den utveckling som sker.

När du har minst tid behöver du det mest

Att vara chef för en affärstödsfunktion som är organiserad i ett Shared Service Center (SSC) är ofta utmanande. Ofta är det stort fokus på ständiga förbättringar, krav på effektivitet och service, många kontaktytor och en heterogen arbetsgrupp med skiftande kompetens och engagemang. Förändringstrycket är ofta högt samtidigt som de dagliga ska hanteras utan påverkan. Inom nätverket möjliggör vi erfarenhetsutbyte och lärande med andra ledare som har liknande utmaningar. Genom att ta en paus från vardagen, träffa kompetenta kollegor och lyssna på inspirationsföredrag så får du igenkänning och samtidigt nya insikter och infallsvinklar.

Vad tycker du är det mest värdefulla med nätverket?

”Det ger möjligheter att diskutera egna frågor med andra SSC-chefer som för det mesta sitter med samma problemställningar. Mer än vad man tror är gemensamt. Det ger också chansen att tänka annorlunda och få nya perspektiv. ShareNode har lyckats att ha flera mycket duktiga och bra externa föreläsare. Det har varit väldigt intressant och utvecklande.
Ingrid Wåhlberg, Head of Global Business Services Finance Front Office Sweden/Denmark, ABB

“Att fånga idéer och utbyta erfarenheter. Men även en check på att det vi gör ligger rätt i tiden och att vi går åt rätt håll vad gäller tex RPA.”
 /Pernilla Gustavsson, SSC chef Axfood

 “Jag har via nätverket fått idéer och inspiration till hur jag kan utveckla mitt SSC samt ett kontaktnät som är ett viktigt stöd.”
 /Maria Anjou, Chef Business Services, NCC

“Att delta i nätverket har gett mig en möjlighet att träffa ”Shared Service kollegor” och gett möjligheter till att dela utmaningar och erfarenheter med.”
 /Linda Winberg Florén, SSC-chef, OKQ8

“Att träffa övriga SSC-chefer som delar med sig så generöst av sina erfarenheter! Att vi får komma i kontakt med sånt som för vår bransch framåt! “
 /Gunilla Lidgren, Chef Servicecenter, Riksbyggen

Har du fått praktisk användning av något vi gått igenom på någon av träffarna?

”Vi har använt en mognadsmodell under våra träffar och den har jag använt i mitt eget arbete.” /Ingrid Wåhlberg, Head of Global Business Services Finance Front Office Sweden/Denmark, ABB

“Ja många delar. Tex arbetet med en medarbetarstrategi, people plan, har vi gjort men också ShareNodes verksamhetsstyrningsmodell.”
/Pernilla Gustavsson, SSC chef Axfood

“ShareNode visade oss tidigt hur RPA skulle kunna vara ett stöd för SSC.”
/Maria Anjou, Chef Business Services, NCC

“Träffarna har alltid fyllt mig med energi!”
/Linda Winberg Florén, SSC-chef, OKQ8

“Det vi fick med oss kring RPA har varit nyttigt i vårt fortsatta arbete inom det området. Jag hade nyligen nytta av att se hur de övriga organiserat sig när vi var i ett skede att göra organisationsförändringar. Bl.a. kring processägarskap! Vi har benchmarkat en hel del genom åren bl.a. gällande lönestrukturer.”
 /Gunilla Lidgren, Chef Servicecenter, Riksbyggen

Vill du veta mer om våra nätverk, kontakta oss gärna!

Syftet med våra professionella nätverk för chefer är att de ska ge möjligheten att bygga värdefulla kontakter med ledare på liknande position, ge inspiration samt nya insikter och infallsvinklar som bidrar till att utveckla både dig själv och din organisation.

Vi startar regelbundet upp nya nätverk riktade mot SSC-chefer, gruppchefer inom SSC-organisationer, lönechefer och specialister inom RPA. Tveka inte att höra av dig för att veta mer!

natverk@sharenode.se +46 70-445 09 20