Nyheter

Få saker är svåra om man vet hur man ska göra. Många vänder sig till leverantören av mjukvaran för att komma igång, de kan tekniken men kan och förstår de er verksamhet? Pratar de samma språk som era administratörer, ekonomer eller lönehandläggare? Är det verkligen tekniken som är det svåra i ert förändringsarbete eller är det att få RPA att bli en del i er verksamhetsmodell, i ert utvecklingsarbete?

Tydliggör ambitionen och syftet

En vanlig orsak till att man inte lyckas komma vidare är att det saknas en förankrad plan för arbetet men framför allt så saknas ofta ett genomtänkt och uttalat syfte med automatiseringen. Finns det är det inte ovanligt att syftet är för ensidigt och därmed inte tar höjd för de möjligheter och utmaningar automatisering innebär.

Problematiskt blir det även när automatisering ses som ett IT- projekt. Tekniken är viktig men brukar nästan alltid lösa sig. Automatisering av administrativa processer behöver starta i verksamheten. Det är de som kan sina processer, vet var utmaningarna är och kan bedöma var automatisering skulle göra nytta.

Utforma er “operating model”

För att skala upp och komma vidare med automatiseringen behöver det bli tydligt vad som krävs, vilka delar som behöver komma på plats. För att lyckas behövs en modell som beskriver alla delarna, från hur processen från idé till robot i arbete ser ut till vem som har ansvar för utveckling, drift och underhåll av roboten. Men även hur samarbetet mellan systemleverantör, IT och processägare ska se ut och hur robotens arbete ska följas upp och mätas.

Ha god kännedom om era processer

En annan utmaning för många är att hitta fler lämpliga processer att automatisera. Inledningsvis brukar det gå bra men om kunskap och vana av att arbeta med processutveckling och förbättringsarbete saknas riskerar det snart att ta stopp. Arbetet underlättas betydligt om det finns kunskap om vad som ska göras och hur det göras (d.v.s. kartlagda processer) samt kännedom om hur mycket tid specifika uppgifter tar att göra och hur ofta de utförs. God kännedom om processerna, arbetssätt och återkommande utmaningar är en bra vägvisare för att hitta möjligheter till automatisering.

Ta hjälp för att komma vidare

Så tillbaka till frågan, hur svårt kan det vara? Hur svårt som helst om man saknar en plan och en modell för arbetet samt lägger allt fokus på tekniken. Betydligt enklare och snabbare går det om man tar sig lite tid att fastställa syfte, diskutera operativmodell och upprätta en plan parallellt som man smyger igång med automatisering av några riktigt tråkiga arbetsmoment. Tar ni dessutom hjälp av någon som har erfarenheter av automatisering och god förståelse för er verksamhet har ni snart kommit loss och fått upp farten.

Vi på ShareNode stöttar er gärna. I våra nätverk träffas vi för att lära och inspireras inom särskilda områden, Läs om vårt unika RPA nätverk här >>

Vill du läsa mer om RPA? Ladda ner vår kostnadsfria guide som du hittar här på sidan.

Du är alltid välkommen att höra av dig för att diskutera er situation eller för ett första möte.

Sätt tydliga förväntningar

Även om du är van att kliva in i uppdrag med ibland otydliga förväntningar så blir det än svårare på distans. För att skapa förutsättningar för att lyckas i uppdraget, ställ krav så att förväntningarna blir tydliga. Är det att skapa stabilitet och säkra leveranser eller är det att driva förändring? Hjälp kunden att sätta rimliga och realistiska förväntningar på vad som ska uppnås givet förutsättningarna. Är förväntningarna tydliga under uppdragstiden så blir det såklart lättare att vägleda teamet ifall du har en chefsroll.

Var flexibel och prioritera

Företagets ordinarie introduktionsprogram bygger förmodligen på närvaro på kontoret. Hur gör du nu för att snabbt lära känna företaget och nyckelpersoner? Rådande situation kommer inte vara för evigt. Introduktionen får ta lite längre tid än vanligt och fokus bör vara på det som är viktigast här och nu. Du kanske behöver ägna mer tid på att läsa på om företaget. Flera introduktionsmöten kan ske digitalt samtidigt som andra fungerar bättre ”live”. Det viktiga är att inte glömma bort att slutföra de delar i introduktionen som ni i detta läge valt att avvakta med.

Visa vem du är

Att kliva på ett uppdrag på distans kräver att du tänker nytt för att bygga relationer till din uppdragsgivare, ditt team och viktiga nyckelpersoner. Hur kan du presentera vem du är digitalt så att dina nya kollegor får en möjlighet att lära känna dig? Bjud till lite extra, våga vara personlig och visa dig, slå alltid på kameran när du har digitala möten. Videomöte skapar en annan känsla av närhet jämfört med att ”bara” prata, en bild säger som bekant mer än 1000 ord…

Kommunicera om förväntad tillgänglighet

Var också tydlig med vilka förväntningar du och teamet har på varandra vad gäller tillgänglighet. Detta är extra viktigt när ni inte har möjlighet att träffa varandra på kontoret. När förväntas man vara anträffbar, när är det okej att vara offline, vad är en rimlig svarstid på chatt, mejl, sms? Var tydlig med vad som gäller det så att ni slipper onödigt missförstånd och upplevd stress och press. Distansarbete ställer ännu högre krav på tydlig kommunikation.

Skapa teamkänsla och gemenskap

En av svårigheterna med distansarbete är att skapa gemenskap på arbetsplatsen, en teamkänsla. Situationen ställer nya krav på dig och i synnerhet om du har en chefsroll. För att skapa en bra gemenskap kan du som ledare vara proaktiv och boka virtuella möten, luncher och fikapauser med ditt team. Istället för den traditionella fredagsfikan med teamet så kan ni ha en digital fredagsfika.

Sätt gränser

Vad är rimligt att hinna med under en arbetsvecka på detta uppdrag? Hade du varit på plats hade du känt av tempot och kanske fått hjälp med uppstart. Från hemmakontoret blir det något annat. Här måste du sätta gränser för att inte överarbeta.

Lycka till med ditt nya uppdrag!

Vi har träffat Kristina Bexelius på Innerbrand som är erfaren utbildare inom kommunikation och personal branding för att prata personligt varumärke.

Kristina, varumärke är ju något man ofta förknippar med företag. Vad menar du med personligt varumärke och varför tycker du att det är viktigt att reflektera över det i rollen som konsult?

För oss på InnerBrand är det alldeles självklart att alla borde arbeta strategiskt med sitt varumärke – både företag och människor. Vi kan väl börja med att slå fast att alla har ett varumärke – eller rykte, eller röst om man hellre vill kalla det så. Vissa tycker att uttrycket personligt varumärke känns lite gnissligt, och jag kan absolut hålla med om det, det kan upplevas som artificiellt och påklistrat – eftersom vi människor förstås är mer komplexa än så.

Men ditt varumärke (jag fortsätter att kalla det så eftersom det inte finns något riktigt bra alternativ) är summan av din kommunikation, ditt beteende, dina kunskaper, styrkor, åsikter, integritet och värderingar, det är alltså hela upplevelsen av att ha med dig att göra. Personer med starka varumärken är dem som alla vill jobba med och för. Det är dem som folk lyssnar på, de upplevs ofta som experter och de får de roligaste uppdragen (och oftast bäst betalt). Det är dem som kunder och kollegor har mest förtroende för och därför är det förstås oerhört viktigt för konsulter – ditt varumärke är den du är.

Det handlar alltså om hur andra uppfattar dig, inte vem du själv tycker att du är. Tyvärr, kan man tycka, det vore ju betydligt enklare om man själv bara kunde bestämma hur andra ska uppfatta en.

Vi är mitt inne i en samhällskris, varför ska vi tänka på detta nu?

Jag inser förstås att det i dagens extrema situation, med en arbetsmarknad i fritt fall på många ställen och en allmänt förlamande osäkerhet, kan kännas ytligt att prata varumärke. Men jag vill påstå att det är precis tvärtom – det är nu du verkligen kan dra nytta av ditt starka varumärke. Och har du inte gjort det förr är det hög tid att tänka över vem du är, vad du tror på och vad du vill framöver. Att se till att ha koll på och ta kontroll över hur du uppfattas av andra är förmodligen den bästa investeringen du kan göra, inte minst om du är konsult. Eller chef för den delen, eller entreprenör. Eller företagare, eller … ja, you get the point.

Kristinas tips:

Var relevant och var på tå

Det här är ju att sparka in öppna dörrar i dessa tider – men omvärlden förändras och du behöver hänga med för att vara relevant och intressant för alla som ska fatta beslut om dig. Att hålla koll på vad som händer i sin bransch, inom sitt område och omvärlden i stort är oerhört viktigt. Låter enkelt, men fler än man tror missar detta.

Se till att utvecklas ständigt

Att utvecklas professionellt är helt nödvändig. Det du lärde dig igår kanske inte är relevant idag. Du behöver visa att du har koll – om du inte upplevs som kompetent inom ditt område är du utanför radarn. Har du det som krävs för att komma på fråga, det som gör att folk känner sig trygga att anlita dig?

 Var öppen – be om feedback

En god självbild är grunden i att ha ett starkt personligt varumärke. I det ingår att förstå hur du uppfattas av andra. Du behöver ärlig input. Be om feedback från personer du litar på och som vill dig väl. Vi har alla våra tillkortakommanden, och det är förstås helt ok. Ingen är perfekt, det handlar snarare om att få koll på vad som kan sätta käppar i hjulen för dig. Fokusera på dina styrkor och se samtidigt till att få koll på vilka dina svagheter är så att du kan hantera, utveckla eller ignorera dem, beroende på hur viktiga de är för det arbete du har, de sammanhang du finns i och det du vill framåt.

Sluta sälj – bli köpbar

Väldigt många är obekväma med tanken på att sälja sig själva. Man upplever det som fult, fel, skrytigt eller bara som något som man inte vill behöva göra. Och ju mer vi tänker ”sälj” desto mer låser det sig. Det leder ofta till att vi blir otydliga och luddiga och därför svåra att ta ställning till. Lösningen är enkel: sluta tänk sälj! Tänk istället att du ska underlätta för andra att förstå vem du är. Tänk att du ska bli tydlig och köpbar, lätt att fatta beslut om. Vad kan du bidra med? Vilket värde skapar du? Vad är grejen med dig? Fattar man inte det, är risken stor att du glöms bort i samma sekund om du vänder ryggen till.

Din personliga PR-plan

Tyvärr kommer ingenting att hända bara för att du vet allt det här. Nu är det dags att kavla upp ärmarna och börja jobba – gör en PR-plan för ditt eget varumärke! Här krävs det ett visst mått av disciplin. Men om du är beredd att lägga ner lite tid och kraft på ditt varumärke, så kommer det att göra skillnad.

Avslutningsvis, är det något du vill tillägga?

Ja, tänk på att när det gäller att bygga varumärke handlar det om att visa vem du är snarare än att bara berätta det. Det handlar om autenticitet och integritet – vad du gör (och vad du inte gör) är det som definierar dig.

Tusen tack Kristina, vi ser fram emot vårt fortsatta samarbete. 

Ni har säkert en onboardingprocess som ni följer när ni välkomnar nya medarbetare till er, om inte har vi tidigare gjort ett inlägg som finns att läsa här Onboardingprocessen.

För att upprätta ett likvärdigt mottagande har vi samlat lite tips för hur ni gör det digitalt här nedan.

Tänk om och tänk nytt

Så som med mycket annat just nu så gäller det att hitta alternativa sätt. Det gäller att tänka om och tänka nytt. Visst kan du förbereda ett välkomnande mottagande trots att ni är på distans. Låt din anställde överraskas med ett blombud under den första arbetsdagen. Likaså dator, telefon och kanske ett genomtänkt välkomstkitt kan budas det till den plats som där den nyanställda är. Som ett komplement till det kan du boka in it-support för att kunna stötta vid igångsättning.

Var flexibel och prioritera

Ert ordinarie introduktionsprogram som ni lagt ner tid och tankar kring bygger förmodligen på närvaro på kontoret. Hur gör du nu där hen ska träffa nyckelpersoner, höra om hur ni arbetar, vilken gemensam värdegrund ni har? Rådande situation kommer inte vara för evigt. Introduktionen kan få lov att ta lite längre tid än vanligt och fokus nu kan vara på det som är viktigast här och nu. Flera introduktionsmöten kan ske digitalt samtidigt som andra fungerar bättre ”live”. Det viktiga är att inte glömma bort att slutföra de delar i introduktionen som ni i detta läge valt att avvakta med.

En teamkänsla och gemenskap

En av svårigheterna med distansarbete är att skapa gemenskap på arbetsplatsen, en teamkänsla. Situationen ställer nya krav på din ledarroll. För att skapa en bra gemenskap kan du som ledare vara proaktiv och boka in digitala möten, luncher och fikapauser med dina team. Istället för den traditionella fredagsfikan med teamet så kan ni ha en digital fredagsfika. Se till att medarbetarna har tillgång till varandra oavsett distansarbete eller om man är på plats. Distansarbete ställer ännu högre krav på tydlig kommunikation.

Tydlighet och förväntningar

Var extra tydlig med vilka förväntningar du har på din nya medarbetare. Detta är extra viktigt när ni inte har möjlighet att träffa varandra på kontoret. När förväntad hen vara anträffbar, när är det okej att vara offline, vad är en rimlig svarstid på chatt, mejl, sms? Kommunicera det så att ni slipper onödigt missförstånd och upplevd stress och press. Din nya medarbetare vill med största sannolikhet göra rätt för sig och visa framfötterna, underlätta för hen och ha förtroende.

Följ upp …

Kanske det viktigaste, ha kontinuerliga uppföljningar och fråga hur det går. Se till att avsluta introduktionen när ni har kommit tillbaka till en ”normal” arbetssituation igen.

Lycka till!

Ett av svaren heter anpassning. Vi behöver våga testa nya vägar och ta till de digitala hjälpmedel som finns och som vi kanske inte förrän nu har testat fullt ut.

Så med detta kom tiden när vi behöver kliva ur våra rutiner och börja göra saker på ett nytt sätt.

”Det gick ju så bra!”

I veckan hade vår managementkonsult Catrine Backman en heldagsworkshop inplanerad sedan en tid tillbaka. Mötet var viktigt och alla deltagare var friska men uppmanats att jobba hemma. Efter en del huvudbry så bestämde sig Catrine för att testa och göra sitt yttersta för att få till workshopen. Efter några sökningar på internet hade Catrine fått mycket inspiration och skapat sig en idé på upplägg för att känna sig trygg och förbered nog att köra. För att du ska slippa göra samma sökningar har vi sammanfattat Catrines tips i punkterna nedan.

1. Förbered dig väl. Gör en plan för upplägget och vad du önskar få ut av mötet. Testa gärna tekniken innan mötet och förbered dig på vilka deltagare du har i det digitala rummet. Catrine ritade upp alla deltagare som om de suttit vid bordet för att lättare få en överblick över deltagarna och under dagen kunna ”se” deras aktivitet och fördela.
2. Tydliggör roller och ta hjälp. Inled mötet med att tydliggöra roller och förväntningar. Är du moderator och presentatör så ta stöd av ytterligare en person som kan hantera chattfunktionen. Catrine använde chattfunktionen för att deltagarna skulle kunna ställa frågor under pågående presentation utan att avbryta. En enkel emoji med hand räckte för att se att någon ville fråga. Men det blir svårt att göra det själv samtidigt som du driver mötet.
3. Öppna mötet en bra stund innan. Det möjliggör för den sociala tiden som normalt händer före ett möte vid kaffemaskinen eller där alla intar sina platser. Detta gör att det blir en mindre tröskel till att vara aktiv under mötet.
4. Sätt tydliga spelregler. Bestäm att alla är på länk, delas gruppen upp är det lätt att det blir små bikupor där de som är online inte är lika delaktiga som de som är fysiskt i rummet. Att ha alla på länk är det mer jämspelt där alla är med på samma villkor.
5. In- och utcheckning. Väldigt viktigt! Detta är ofta vanlig inledande punkt på agendan vid workshops men det blir än mer viktigare i den digitala workshopen. Incheckningen gör att alla direkt blir delaktiga i mötet. Utcheckningen blir en bra summering på hur det gått och vad gruppen ska ta med sig till nästa gång både innehållsmässigt men även vad gäller nästa möte.
6. Video och mute. Flera av deltagarna tyckte det blev bättre när alla hade video på, att det blev mer levande. Är det inte bekvämt för alla så växla lite så att alla vänjer sig. För att undvika kringljud rekommenderas ofta att alla ska stänga av sina mikrofoner, ha på mute. Men bieffekten blir tyvärr att det är lätt att zooma ut och tappa kontakten. Här behöver du arbeta med din egen teknik för att hitta en volym som gör att det inte stör men samtidigt behålla deltagarnas närvaro.
7. Ta raster precis som vanligt. Ta upprop efter varje rast istället för att alla ska logga in och ut ur mötet. Det gör även att alla får komma till tals igen. Men glöm inte att muta dig själv när du tar rast.
8. Din roll som moderator. I rollen som moderator behöver man kliva in och hålla ordning för att undvika sidospår och dela ut ordet så att alla kommer till tals. Tänk till innan, för i det digitala rummet ser du kan inte se vem som hoppar på stolen och vem som kan vara en bra startare i diskussioner som vid ett vanligt möte. Det gav sig när vi fått igång det första. Det är nu ännu mera viktigt att ställa kontrollfrågor om alla förstår och är med på innan ni går vidare.
9. Tänk på tonläget. Precis som deltagarna har du en begränsad tillgång till ditt kroppsspråk, var därför extra uppmärksam på hur du använder din röst med toner, tilltal och ord. Håll en hövlig ton och ett röstläge som bjuder in.

Så kort och gott. ”Med ganska enkla tips kan vi få det att funka väldigt bra!” Var Catrines samlade intryck från första digitala workshopen.

Share är ett av våra ledord, därför delar vi gärna med oss och hoppas att du får användning för tipsen ovan när du ställs i samma situation som Catrine.

Ni startat ett nytt nätverk i ShareNodes namn. Ett nätverk för Lönechefer. Berätta mer.

– I mars startade vi vårt första nätverk för Lönechefer och vilken fantastisk start vi fick. Många deltagare hade saknat ett nätverk som tog upp deras problematik där de befinner sig. Det blev en fulltecknad dag med många nya bekantskaper.

Var det något särskilt som ni kunde se stack ut?

Gruppen konstaterade att de nätverk som finns på marknaden är inom HR området vilka ofta är systeminriktade och enbart tar upp specifika sakfrågor inom lön. Dagens träff berörde främst ämnet digitalisering inom löneområdet utifrån trendspaning och hur lönefunktionen och dess roller kommer att påverkas i framtidens digitaliseringstrend.

Vilka frågor kom upp?

Vi står inför den fjärde industriella revolutionen, digitalisering. Innebär digitaliseringen att kompetenskraven på lönerollen förändras? Hur ser dagens utbildningsprogram ut? Hur påverkar verksamhetsutveckling och ledarskap där olika generationer och mognadsgrad i färdigheter och förmågor möts? Hur möjliggör organisationerna innovation och nytänk? Dessa frågeställningar var några av alla frågor som kom upp på bordet och som vi kunde samtala kring. En del fick svar andra insiktsfulla spaningar. Men väldigt givande samtal som ledde fram till lösningar.

Vid dagens slut hade gruppen tagit sig från att vara främlingar till att vara innovativa utvecklare. Dels genom uppgifter under dagen men även i en digital grupp där de mellan träffarna kan fortsätta att stötta varandra.

Nu efter att första träffen blev så bra måste det kännas lugnt, eller?

– Vi fick verkligen en bra start, vi visste att det fanns ett utrymme att fylla för denna grupp. Så arbetar vi med våra nätverk överlag. Vi omvärldsbevakar och arbetar nära verksamheterna för att förstå dagens och morgondagens utmaningar. Men vi kan inte luta oss tillbaka, vi behöver hela tiden vara med och spana inför nästa och nästa. Det kan gå fort när förändringar sker.

Här listar vi fyra vanligt förekommande hinder men också möjliga vägar att ta sig förbi dem.

Uttalad ambition och mål med automatisering saknas. Allt för sällan finns ett genomtänkt och uttalat syfte med automatiseringen. När det finns är det ofta ensidigt, exempelvis kostnadsbesparingar, vilket kan vara ett bra mål men värdet av och syftet med automatisering bör vara betydligt bredare.
Diskutera, definiera och fastställ varför ni vill automatisera och se till att er ambition och era mål ligger i linje med verksamhetens strategi.

Avsaknad av modell för arbetet. Automatisering medför ett behov av att utforma en driftsmodell, en operating model, där alla delar som behöver finnas på plats för att det ska fungera finns med och är beskrivna. Frågor som behöver besvaras är till exempel vem är ansvarig för RPA arbetet? Hur ska automatiseringsprocesssen se ut? Hur ska utvecklingsarbetet organiseras? Vilka är kriterierna för att ett arbetsmoment ska automatiseras? Vilken kompetens behövs? Hur ska arbetet och effekten följas upp? Hur ser gränssnittet mellan RPA teamet och verksamheten ut? Utan en driftsmodell, en karta för arbetet blir det svårt att hålla fokus och upprätthålla arbetet. Planera förvaltning och utforma er driftsmodell.

Andra nya projekt och initiativ får högre prioritet. Om fokus flyttas från RPA arbetet och projektresurserna får andra uppgifter riskerar arbetet att avstanna och projektet att svalna. De redan etablerade digitala medarbetarna behöver kontinuerlig översyn och underhåll för att fungera och ge önskad nytta. För att undvika denna situation behöver er uttalade ambition med automatiseringen och ert behov av resurser få ledningens stöd.

Verksamheterna hittar inga fler arbetsmoment att automatisera. Förutsättningarna att identifiera ytterligare automatisering underlättas betydligt om det finns kartlagda processer och överenskomna arbetssätt. Finns det dessutom kunskap om hur ofta arbetsuppgifterna utförs förbättras möjligheterna ytterligare. Ju bättre ni känner era processer, arbetssätt och tidsåtgången för utförande, desto bättre kommer arbetet med automatiseringen att gå. Sträva efter ett strukturerat arbetssätt genom att identifiera automatiseringsmöjligheterna process för process.

Vill du läsa mer om RPA? Ladda ner vår kostnadsfria guide som du hittar här på sidan.

Att göra ett bra avslut för medarbetare som väljer att gå vidare är därför minst lika viktigt som att introducera nya medarbetare. Inom både fasta tjänster och interim finns stora vinster på att prioritera en bra och genomtänkt offboardingprocess. Vi har listat några viktiga punkter att ha med under denna tid.

Kommunicera – transparent

Sätt er snabbt ned och prata igenom praktiska frågor rörande uppsägningen, exempelvis uppsägningstid, sista arbetsdag, hur man får arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg. Kommunicera sedan ut enhetligt och strategiskt till organisationen för att undvika ryktesspridning. Det är ofta bättre att ge informationen att det har skett en uppsägning än att inte kommunicera något alls.

Lös arbetsuppgifter och ansvarsområden

Involvera medarbetaren i att planera en god överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare. Att hinna få en permanent ersättare kan ta dit, lös hellre ersättningen med en interim så den anställde känner sig trygg att hens arbetsuppgifter blir gjorda än att försöka fördela dem på redan befintlig personal.

Avslutningssamtal – Exitsamtal

Låt den anställde få summera tiden som anställd i organisationen. Är det något ni som arbetsgivare bör tänka på, ta med er till nästa anställda? Ibland kan det vara lättare för arbetstagaren att ta detta samtal med någon annan i organisationen än närmaste chef.

Digitalt avslut

Att ha en väl fungerande offboarding process ger ofta arbetsgivaren ekonomiska fördelar, exempelvis genom att komma ihåg att säga upp telefonabonnemang, försäkring eller andra förmåner i tid så inga onödiga kostnader tas. För säkerheten är det viktigt med en strukturerad offboarding som exempelvis ta bort den anställdes tillgång till kundregister, intranät, larmbricka eller annan typ av företagsspecifik information.

Gör ett bra avslut genom avtackning

En medarbetade som, oavsett anledning, väljer att lämna sin arbetsgivare bidrar till arbetsgivarvarumärket. Hur man väljer att avsluta en anställning från arbetsgivarens sida präglar den uppfattning personen bär med sig. Med en avtackning tillsammans med kollegor ges möjlighet till summering för de som arbetar kvar så de kan blicka framåt. En arbetstagare som lämnar med en positiv bild kommer alltid att förbli en god ambassadör för arbetsgivaren vem vet vad som händer i framtiden, kanske kommer ni ses igen och arbeta tillsammans?

Har ni varit tydliga och ärliga under rekryteringsprocessen vet medarbetaren vad som förväntas och vad hen kliver in i. Har ni inte varit det är det nu luftslottet börjar spricka. Läs mer om en hållbar rekryteringsprocess i vårt inlägg här >>.

Visa er företagskultur från start

Vad står ert företag för och vilken kultur vill ni introducera? Om ni exempelvis vill vara inkluderande i er kultur, utse en fikamentor som under den första tiden tar med den nyanställda på fikarasterna.

Hur jobbar ni med hållbarhet? Hjälp er nya medarbetare att göra rätt från start, utse en hållbarhetsmentor som visar hur och vad som återvinns. Vilka rutiner gäller hos er?

Har ni likt många anammat Anders Hansens friskvårdstänk? Se till att det implementeras från start. Kanske finns det en friskvårdsambassadör som ska notifieras om att en nyanställd är på väg in.

Före

Teknik och IT
Inloggning, telefon, passerkort, kan ha viss leveranstid så förbeställ i god tid så att det finns på plats när hen börjar.

Skicka över ett introduktionsschema
Någon dag innan anställningen börjar, skicka över ett introduktionsschema där ni har bokat upp hen på möten med olika nyckelpersoner i er organisation. Har ni ett aktivt intranät där ni välkomnar medarbetare med foto första dagen? Ta med det, få vill överraskas av en fotosession.

Boka in social tid
Boka in luncher och kanske fikastunder med viktiga nyckelpersoner i organisationen så att hen snabbt kan komma in i sitt uppdrag.

Där det händer
Ställ iordning arbetsplatsen. Det ska finnas plats för din nya medarbetare från dag ett. Ställ fram en blomma eller lämplig present. Vad har ni för profilprodukter? Finns det olika klubbar på företaget? Konstklubb, badminton, bokklubb som kan välkomna eller introducera den nya medarbetaren.

På dagen D

First impression lasts – Välkomna och presentera
Välkomna den nyanställda när den anländer till arbetsplatsen, möt upp i entrén och starta dagen med en kaffekopp, en genomgång av introduktionsschemat, dagen och de närmaste veckorna.

Husesyn
Gå en runda i lokalerna, hälsa på nya medarbetare, visa var kontorsmaterial finns och toaletter. Glöm inte visa utrymningsvägar.

Avslut
Var tydlig med dina förväntningar på första dagen och när dagen är slut. Ta gärna ett avslutade samtal om hur första dagen har känts och vilka tider som är viktiga kommande dagarna.

Uppföljning

Boka in en avstämning med er nyanställda längre fram i tiden, hur upplevde personen första dagen, veckan, månaden? Hur tyckte personen att onboardingprocessen fungerade? Har organisationen mött upp till förväntningarna?  Om ni inte har alla delar på plats är detta ett ypperligt tillfälle fånga upp vilka förväntningar som fanns och skapa till nästa gång. Den nyanställda är en enorm tillgång för att tala om för er hur ni uppfattas.